Monitoramento de Entregas [Aula 12 – Curso Começando Certo]

A missão diária de todos dentro da transportadora é a mesma: completar todas as entregas do dia.
Para cumprir essa missão, não dá pra deixar a responsabilidade toda para o motorista, cada um precisa fazer sua parte da melhor forma possível.

Essa é a 12ª aula do curso “Começando Certo” para transportadores de carga e nossa matéria será de uma etapa importantíssima, mas que, infelizmente, é negligenciada por muitas transportadoras: o monitoramento das entregas.

 

Em vez de ler, que tal assistir ao vídeo? 

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Motorista 

Bom, vamos começar falando sobre uma peça chave no transporte: o motorista. Ele será o “guardião” responsável por levar a mercadoria até o seu destino com segurança e rapidez. 

Para uma tarefa tão importante quanto essa, é necessário uma pessoa qualificada e de confiança, concorda? Por isso é importante ter certeza se ele está apto para transportar, mesmo se o motorista seja seu funcionário ou um agregado. 

O CNH tem que estar em dia, a saúde também e ele precisa ter o cadastro aprovado na gerenciadora de riscos.

Além de ser uma questão de segurança para a carga, também é um respaldo para a sua transportadora, pois se houver algum problema ou sinistro e você precisar acionar o seguro, a seguradora só vai pagar se o motorista tiver esse cadastro aprovado. 

Ocorrências

Mesmo com motoristas experientes e de confiança, é muito comum que aconteçam imprevistos com as entregas, como alagamentos, via interditada, avarias, entre outros. 

No transporte, chamamos esses eventos de “ocorrências”, que podem ser imprevistos ou simplesmente um status da entrega, como “entrega realizada com sucesso”.

Já que sabemos que esses problemas acontecem, é importante ficar atento a eles e resolvê-los o mais rápido possível.

Para garantir uma entrega bem-sucedida é importante acompanhar passo a passo e alertar os possíveis desafios que podem ocorrer no caminho até o cliente. 

Além de identificar os problemas rapidamente, é preciso resolvê-los também com a mesma rapidez. Por isso, é importante ter na transportadora uma pessoa que seja o gestor dos motoristas. 

Esse gestor deve ajudar os motoristas em viagem a resolver problemas com nota, CT-e, erros na documentação e toda a parte burocrática, além de manter contato com o destinatário para negociar possíveis atrasos ou entregas antecipadas. 

O objetivo final é fazer todas as entregas do dia e não retornar com mercadorias para entregar no dia seguinte. 

Já pensou, ter que retornar no cliente que fica a 15 KM de distância no dia seguinte só para entregar uma caixinha?

Para conseguir cumprir bem a sua função, o gestor precisa saber o que está acontecendo na rua e onde o motorista está, de preferência em tempo real, para conseguir ajudá-lo quando for realmente necessário e ter certeza se tudo está ocorrendo conforme o planejado.

“Mas como ter essa informação se eu não estou na rua? Como acompanhar o motorista? Vou ter que ficar ligando pra ele pra saber onde ele está e o que está acontecendo?” 

Existem formas mais fáceis e eficientes de fazer esse acompanhamento sem precisar ficar ligando pro motorista, já já vou falar sobre isso. 

A comunicação entre o motorista e a transportadora é importantíssima, só assim é possível reduzir os problemas que acontecem na rua o tempo todo. Quando não fazemos a gestão de ocorrências, os problemas demoram muito tempo para serem resolvidos. 

Na maioria das vezes, só são identificados quando o cliente liga para reclamar. 

Isso causa muitos gastos com devolução e reentrega, além de tomar o tempo das pessoas para ficar ligando para o motorista a todo instante.

O prejuízo é ainda maior quando há reincidência das ocorrências de transporte, ou seja, quando a mesma ocorrência acontece repetidas vezes.  Não existe situação mais desgastante para um cliente do que problemas com relação a entrega. 

Esses transtornos podem causar atrasos e prejudicá-lo, e a última coisa que queremos é um cliente insatisfeito.

Um cliente insatisfeito pode trocar de transportadora e, além disso, compartilhar sua insatisfação com outras pessoas, prejudicando a imagem da sua empresa.

A boa notícia é que dá sim pra saber exatamente como está o andamento de todas as entregas sem precisar ficar ligando toda hora para o motorista. 

É pra isso que temos a tecnologia!

Existem aplicativos de celular que foram desenvolvidos especialmente para facilitar esse processo. 

Usando o aplicativo, o próprio motorista registra as ocorrências no momento em que aconteceram e pode, inclusive, enviar fotos e documentos, como o comprovante de entrega digitalizado, por exemplo. 

A ocorrência aparece automaticamente no seu TMS ou na Torre de Controle (que é um painel que serve para você acompanhar o andamento de todas as entregas de todos os motoristas). 

Dá até mesmo pra você saber onde está cada motorista por meio do GPS.

A partir do registro das ocorrências, é possível quantificá-las, gerar relatórios e indicadores de desempenho.

Dessa forma, você consegue:

• Identificar pontos de melhoria no carregamento, na entrega, no motorista, etc;
• Verificar quais ocorrências acontecem com mais frequência e tomar providências para minimizar o problema;
• Medir a performance da transportadora e dos motoristas com base nas entregas realizadas com sucesso e dentro do prazo;
• Manter o cliente sempre atualizado sobre o andamento das entregas de sua mercadoria, diminuindo gastos com atendimento ao cliente.

 

Manter o cliente informado

Há duas ações simples que com certeza vão fazer toda a diferença e surpreender o seu cliente. 

A primeira é disponibilizar para ele o link de rastreio para que ele mesmo possa verificar o status da entrega sempre que quiser, parecido com o dos Correios, sabe?

Outra dica é avisar o destinatário (por SMS, por exemplo) quando a mercadoria estiver chegando, para que ele se prepare para receber.

Isso vai diminuir a ansiedade do cliente e diminuir as ligações perguntando onde está a mercadoria.

Além de ser um diferencial muito bacana para o seu cliente, essa simples ação reduz o tempo da entrega e otimiza o trabalho do seu motorista. Alguns minutinhos economizados em cada entrega podem significar várias horas economizadas no final do mês.

Tanto o link de rastreio quanto o SMS para notificar o cliente são funcionalidades disponíveis no aplicativo de entregas TudoEntregue. 

Comprovante de entrega

O comprovante de entrega (ou canhoto) é um documento com uma função importante na operação de transporte e logística. 

Contendo a assinatura do recebedor e a data do recebimento, ele pode substituir a segunda via do CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e comprovar que a entrega da mercadoria foi realizada.

O canhoto tem finalidades fiscais e comerciais em processos judiciais ou administrativos que envolvam remetente e destinatário, conforme o Cenofisco (Centro de Orientação Fiscal).

Além disso, não apresentar o canhoto assinado pode acarretar em problemas para receber a fatura. 

Eles também podem ser solicitados em auditorias e processos jurídicos para comprovar que a Nota Fiscal foi emitida e recebida. Por ser um documento tão importante, armazenar os comprovantes de entrega apenas no papel não é uma boa ideia. 

Essa opção não é nem segura e nem prática. 

Inclusive, se pararmos para pensar, a grande maioria dos documentos que antes existiam apenas no papel, foram substituídos pela versão digital. 

Como, por exemplo, o falecido CTRC, que desde 2013 foi substituído pela sua versão eletrônica, o CT-e.

Substituir o canhoto no papel pelo Canhoto Digitalizado traz muitos benefícios. 

Esqueça as caixas e arquivos empoeirados! 

É muito mais prático e rápido localizar um comprovante de entrega digitalizado. 

Além disso, se assinado pelo recebedor, a versão digital do comprovante também tem validade jurídica. Sem contar que é muito mais seguro armazená-los eletronicamente. O papel se deteriora muito facilmente e ainda se corre o risco de perdê-los.

Uma maneira muito eficiente de digitalizar os comprovantes de entrega é por meio dos aplicativos de celular, que já citamos aqui. 

O motorista pode digitalizar documentos por meio da câmera do celular, no momento em que a entrega é realizada ou até mesmo colher a assinatura no próprio celular. 

A imagem do comprovante pode ser enviada diretamente para o sistema de gestão do transportador em tempo real. 

O canhoto também pode ser anexado à ocorrência de entrega. Hoje em dia, existem alguns softwares e aplicativos que tem o objetivo de facilitar o dia a dia de quem trabalha no setor de transporte e logística. 

Infelizmente, muitas empresas continuam com seus processos manuais e ultrapassados e não acompanham essa evolução.

Baixa de entrega

Bom, com todas as ocorrências e as baixas de entregas registradas pelo aplicativo, no final do dia você pode verificar se os motoristas conseguiram fazer todas as entregas e ainda terá um histórico de tudo o que aconteceu no caminho até o destinatário.

Esse histórico é importante até mesmo para servir como um respaldo em caso de mal entendido. 

Por exemplo, se o motorista chegou no destinatário e não tinha ninguém para receber a mercadoria, ele pode tirar uma foto para comprovar que ele esteve no endereço no horário combinado.

Com esses dados, você também consegue fazer análises e medir a performance de entrega dos motoristas e da transportadora como um todo. 

Terminamos o módulo “Gerenciando a Operação”. Na próxima aula, a matéria será sobre um assunto que todo mundo gosta: dinheiro! rsrs

Vamos dar dicas valiosas de como controlar o financeiro da sua transportadora de forma eficiente. 

Muito obrigada e até a próxima aula!

 

 

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