Contas a Pagar e Contas a Receber na Transportadora [Aula 14 – Curso Começando Certo]

Na aula anterior, o assunto foi faturamento, como cobrar o cliente da forma correta e a diferença entre boleto simples e boleto registrado.

Hoje, a matéria será sobre o controle das Contas a Pagar e Contas a Receber e vamos dar dicas valiosas para você não se enrolar com as contas e conseguir pagar tudo em dia e obter lucro no final.

 

Em vez de ler, que tal assistir ao vídeo? 

Se você quer começar o seu negócio com o pé direito e sem dor de cabeça, vai precisar de organização e tecnologia. Conheça o sistema Active Trans →

 

 

Contas a Receber

A partir do registro do boleto o banco está autorizado a receber o montante e repassar na sua conta. É importante você saber que o banco fica com o dinheiro por alguns dias depois que o cliente paga. 

Por exemplo: Se o vencimento do boleto é no dia 10, o cliente pagou no mesmo dia do vencimento e a sua cobrança foi D+2 (que é o dia do pagamento mais 2 dias úteis), o dinheiro vai entrar na sua conta no dia 12.

Existem tipos de cobrança com D+1, D+2, D+3, D+4. 

Ou seja, não dá para contar com o dinheiro no dia que o cliente paga, tem que negociar com o banco o período que ele fica com o dinheiro.

O interessante é que  se você tem uma conta para pagar no dia 15 e o seu boleto de cobrança vence no dia 15 e o cliente pagar em dia, não conte com esse dinheiro para pagar a conta, pois ele só vai ficar disponível no dia 16, isso se a sua negociação com o banco for D+1.

Por isso, o controle do que você tem para receber tem que ser muito certinho, pois qualquer falha a sua empresa fica sem dinheiro. E pagar juros de banco não é uma coisa muito interessante.

Mantenha o registro de todas as suas contas a receber, pois dificilmente o seu cliente vai avisar que não recebeu a cobrança de um CT-e. Esse controle pode ser feito no Excel, mas dá bastante trabalho e pode haver erros. 

O ideal é ter um sistema TMS que tenha opção do módulo financeiro. Assim, todos esses controles ficam bem mais fáceis. Tenha sempre em mão a somatória do valor a receber por dia, pois essa informação vai compor o fluxo de caixa que iremos falar na próxima aula.

Se um dia a coisa apertar e você não tiver dinheiro para pagar uma conta importante, é possível negociar a antecipação do boleto com o banco. Ou seja, você pede para o banco antecipar o valor do boleto em troca de uma taxa de juros. 

Pagar juros não é bom, mas às vezes é necessário e ainda bem que existe essa opção. Esse processo é conhecido como desconto de duplicata. Você recebe o crédito em conta do valor do boleto com o desconto dos juros bancários.

Recentemente houve uma redução da taxa básica de juros (Taxa Selic) que também refletiu nos juros que os bancos cobram. Mas mesmo assim, os juros bancários são significativos. Se você fizer do desconto uma prática regular, esses juros devem ser considerados na formação de preços que vimos na Aula 4, sobre tabela de fretes. 

Não tem certo nem errado, são apenas formas de trabalhar, o importante é você controlar tudo bem direitinho para não haver furo no caixa e a empresa não passar por situações difíceis.

Contas a Pagar

Tão importante quanto receber é controlar tudo que será pago. Todas as contas que você paga, desde a conta de luz até a peça do veículo, devem fazer parte do controle que chamamos de Contas a Pagar.

Uma prática primordial é, assim que foi feita uma compra ou recebido um boleto, já lançar no contas a pagar com o seu devido vencimento. É de extrema importância saber tudo que precisa ser pago por dia de vencimento. 

Antigamente as empresas trabalhavam com a pasta sanfonada, já ouviu falar nisso?

É uma pasta com várias divisões, uma para cada dia do mês, e sempre que você precisava saber o valor das contas a pagar, era preciso pegar a pasta e somar todas as contas.Ainda bem que esse tempo já passou, pois era um grande trabalho procurar documentos nessas pastas.

Hoje em dia, quando uma conta chega é só lançar no sistema TMS com o vencimento correto, e quando você precisa de alguma informação é só fazer uma consulta ou tirar um relatório. 

Uma outra opção é utilizar o Excel, mas não é a melhor, pois o controle ficará desconectado de todas as suas contas. Outra ação muito importante é classificar as contas em seus grupos de despesas.

“Mas o que é grupo de despesas?”

Por exemplo, a folha de pagamento é um grupo de despesas. Todas as contas que se referem a esse grupo, como o adiantamento, vales, salário, prêmio, bonificação, comissão, etc, são lançadas no grupo de despesas da folha de pagamento. 

Com o grupo de despesas fica mais fácil saber para onde está indo o dinheiro. Tendo as contas separadas por grupo fica muito mais fácil saber quanto a empresa gasta com veículos, combustíveis, administração, agregados…

Se você tiver o módulo financeiro no seu TMS é muito simples obter essas informações. No começo é bem comum as transportadoras controlarem tudo no Excel, mas à medida que a empresa vai crescendo, esse controle fica muito difícil e centralizado em uma única pessoa, o que não é bom.

Por isso, na hora de contratar um sistema, verifique se existe um módulo financeiro e se ele tem as funções básicas para você fazer um fluxo de caixa. Diferente dos boletos de cobrança que você recebe dos clientes, que falamos no início da aula, os valores dos boletos que você paga saem da sua conta na mesma hora. 

Se não tiver saldo a conta fica negativa ou o pagamento é recusado pelo banco. Também é muito importante observar as datas dos pagamentos, pois se você atrasar e não pagar no vencimento, o próprio banco vai cobrar os juros pelo atraso. 

Dependendo do valor da fatura os juros são significativos e podem comprometer o lucro da empresa. 

É melhor entrar em contato com o fornecedor e negociar uma prorrogação no vencimento do que pagar juros. Existem contas em que não existe negociação como luz e água. Atrasou pagar juros sim.

O controle das contas a receber junto com o do contas a pagar formam o fluxo de caixa, que será o assunto da nossa próxima aula. Lá explicaremos como apurar os resultados efetivos da sua empresa. Será que está gerando o lucro que você projetou? Não perca!

E então, o que você achou dessa aula? Deixe seu comentário e compartilhe essa matéria com um amigo transportador, vai ser útil pra ele também.

Muito obrigada e até a próxima aula!

 

 

Quer simplificar sua transportadora com o Active Trans?

Preencha o formulário e entraremos em contato com você:

 

 

Comentários