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Essa é a 17ª aula do curso “Começando Certo” para transportadores de carga e hoje vamos continuar dando dicas valiosas sobre como usar os Indicadores de Desempenho na sua transportadora.

Como aprendemos na aula anterior, os indicadores de performance, indicadores de desempenho ou KPI são métricas usadas para medir e acompanhar os resultados dos pontos mais importantes da sua operação.

 

Em vez de ler, que tal assistir ao vídeo? 

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Indicadores de Faturamento (CT-es)

Evolução do Faturamento

Você com certeza já sabe como é importante acompanhar o quanto você está faturando. Saber o quanto você está ganhando é fundamental para se planejar com mais assertividade e colocar em prática os seus projetos dos próximos meses ou anos. 

Uma queda no faturamento pode dizer muitas coisas:

  • pode ser que seus clientes estão transportando menos porque talvez estejam vendendo menos;
  • ou pode ser que seus clientes estão indo para a concorrência;
  • também pode indicar que você está fazendo menos vendas;
  • ou fazendo vendas com valores menores. 

Acompanhe este indicador juntamente com a quantidade de emissões de CT-es para entender melhor os motivos. 

Se o faturamento continuar caindo, quer dizer que você receberá menos nos próximos meses e poderá não ter dinheiro para pagar suas contas caso não tome providências, como reduzir custos ou conquistar mais clientes. Por outro lado, um aumento no faturamento indica que você está vendendo mais ou fazendo vendas com valor maior. 

Isso é ótimo e indica que é necessário também tomar algumas ações para aumentar a capacidade de atendimento aos seus clientes e conseguir manter a qualidade dos seus serviços.

Para medir a evolução do seu faturamento é só somar o valor do frete de todos os documentos emitidos durante um período e comparar com os períodos anteriores.  

 

Valor de Frete por Kg

Este é um indicador muito simples de ser calculado. É só dividir o valor do frete do seu conhecimento ou nota de serviço pelo peso transportado naquele conhecimento e você terá o valor cobrado por Kg. 

Valor do Frete / Peso = Valor de Frete por Kg

Essa informação pode ser usada de diversas maneiras:

  • comparando com períodos anteriores você vai saber se seu preço aumentou ou diminuiu e prever seu faturamento dos próximos meses;
  • comparando entre os clientes saberá qual cliente está trazendo mais retorno;
  • comparado com outras empresas de transporte, saberá se seu preço está próximo da concorrência;
  • dividindo por região de destino saberá se precisa reajustar sua tabela de frete.

As aplicações são infinitas. Mas lembre-se: faturamento não quer dizer dinheiro no bolso. É necessário acompanhar outros indicadores para complementar suas análises e embasar suas decisões.

 

Frete por Tipo

Este indicador é uma variação da Evolução do Faturamento, mas em vez de acompanhar o total do frete você acompanha cada componente ou taxa que está sendo cobrada no frete.

Por exemplo, imagine um conhecimento no valor de duzentos reais, onde você cobra 100 reais de Frete Peso, 30 reais de Ad Valorem e 70 reais de TDA.

CT-e = R$200,00

Frete Peso = R$100,00

Ad Valorem = R$30,00

TDA = R$70,00

Com essas informações, você consegue saber mais detalhadamente de onde está vindo seu faturamento. Neste exemplo, 50% veio do frete peso, 15% do Ad Valorem e 35% de TDA. 

Frete Peso = 50%

Ad Valorem = 15%

TDA = 35%

Ou seja, se fizer um reajuste de 10% no frete peso, por exemplo, terá muito mais impacto do que aumentar 10% no Ad Valorem. Você conseguirá, inclusive, descobrir se está pagando mais para sua seguradora do que está recebendo de Ad Valorem. 

 

Faturamento por Cliente

Este indicador é mais uma forma de você dividir seu faturamento e poder analisar sua empresa. 

O cálculo é feito somando todos os conhecimentos de cada cliente em um determinado período, normalmente 1 mês, e depois você deve dividir o total de faturamento de cada cliente pelo total de faturamento do período e multiplicar por 100. Por exemplo, se o seu faturamento do mês é 100 mil reais e o faturamento do “Cliente A” foi de 50 mil reais, é só fazer 50 mil dividido por 100 mil vezes 100, que vai dar 50%.

 50.000 / 100.000 X 100 = 50%

Ou seja, nesse exemplo, 50% do seu faturamento está vindo de apenas 1 cliente. Este número indica qual o grau de “pulverização” do seu faturamento. Significa que se você perder este cliente seu faturamento cairá pela metade, é um risco muito grande, quanto mais pulverizado = distribuído for seu faturamento, menor será o impacto caso você perca algum cliente.  

Existem várias empresas de transporte que tem apenas 1 cliente. Ou seja, se perder este cliente ou o cliente fechar as portas, a sua transportadora também fecha. Então, fique de olho neste indicador.

 

Indicadores de Entregas

Os indicadores de entrega, que vão te ajudar a saber como está a qualidade do serviço que você presta ao seu cliente.

Percentual de entregas no prazo

Este é um indicador vital para a transportadora, pois o que o cliente mais precisa é a mercadoria chegar no prazo. Analisando este indicador fica mais fácil estabelecer o prazo para cada região e cumprir o que foi prometido para o cliente.

É muito comum que aconteçam imprevistos com as entregas, como alagamentos, via interditada, avarias, entre outros. Mas já que sabemos que esses problemas acontecem, é importante ficar atento a eles e resolvê-los o mais rápido possível.

Para saber o percentual de entregas no prazo, basta dividir o número de entregas no prazo pelo número total de entregas e multiplicar por 100. Por exemplo, se você realizou um total de 200 entregas e delas 150 foram dentro do prazo, é só dividir 150 por 200 e multiplicar por 100, que, nesse caso, vai dar 75%. 

150 / 200 X 100 = 75%

 

Percentual de Entregas por Região e Destino

Saber a quantidade de entregas que você faz em cada região de destino é tão importante quanto saber se está entregando no prazo. Imagine o seguinte: você tem uma empresa no estado de São Paulo, e acompanhando este indicador começa a perceber que o percentual de entregas feitas no estado do Paraná está aumentando consideravelmente nos últimos meses.

Se este for um estado que você atende utilizando um parceiro, quem sabe não é hora de abrir uma filial?!

Principalmente se você juntar essa informação com a de percentual de entregas no prazo e ver que é justamente neste estado que suas entregas chegam mais atrasadas. Para saber o percentual de entregas por região, você deve dividir a quantidade de entregas feitas em uma determinada região pela quantidade de entregas total feita em um determinado período e multiplicar por 100.

Entregas na Região / Total de Entrega  X 100 = Percentual de Entregas na Região

Uma outra variação desse indicador é em vez de fazer a conta com a quantidade de entregas fazer a conta usando o peso dos conhecimentos.

Por exemplo, você entrega na região da grande  SP e verifica que apesar da quantidade de entregas ser a mesma nas regiões Norte e Sul de SP, para a zona Norte você entregou 60% do peso transportado enquanto na zona Sul apenas 20%

Você pode fazer uma troca de veículos entre as rotas para aumentar o percentual de ocupação dos carros, ou até mesmo perceber que precisa de mais um caminhão para a rota da zona norte.

 

Tempo Médio das Entregas e Percentual de Ocupação dos carros

Estes dois indicadores já foram citados na aula anterior, quando falamos das coletas, e podem ser utilizados da mesma forma também para as entregas.

O conceito é o mesmo, tentar diminuir o tempo médio das entregas e manter o percentual de ocupação dos seus veículos o mais alto possível.

 

Indicadores de Ocorrências

Para finalizar, vamos entender mais sobre os indicadores e uma das etapas mais importantes para ter entregas bem sucedidas: o controle das ocorrências.

Principais ocorrências de entrega 

Com esse indicador você consegue enxergar quais ocorrências acontecem com mais frequência e tomar ações para que elas não se repitam mais.  Ou, pelo menos, para minimizar os problemas que elas podem causar.

Você pode calcular por quantidade de ocorrências ou por percentual. É só somar a quantidade de ocorrências de um determinado período por tipo de ocorrência e, caso queira em percentual, dividir pelo total de ocorrências e multiplicar 100.

Quantidade do Tipo de Ocorrência / Total de Ocorrências  X 100 = Percentual do Tipo de Ocorrência

Você também pode dividir as ocorrências por cliente. Isso vai te ajudar a identificar onde está o problema para depois pensar em como resolver ou evitar.

Juntar essa informação com outros indicadores, como entregas por destino, vai trazer uma visão mais clara de como fazer isso.

 

Tempo médio para Solução de Problemas

Depois que o problema aconteceu é preciso resolvê-lo. Seus clientes até podem entender que imprevistos acontecem, mas é nesta hora que o cliente identifica qual transportador que está mais preocupado com o cliente.

Esse pode ser o fator decisivo para que ele volte a transportar com você ou nunca mais queira saber de sua empresa. O cálculo é simples: faça a diferença entre a data da ocorrência e a data em que ela foi solucionada e terá a quantidade de dias que demorou para resolver o problema. 

Some os resultados e divida pela quantidade de ocorrências dentro de um período e terá o tempo médio que sua empresa leva para resolver um problema. Uma transportadora pode ter diversos tipos de problemas que levam tempos diferentes para serem resolvidos. Logo, você pode ter indicadores diferentes para ocorrências que sejam mais relevantes, como extravios de mercadoria por exemplo.

Você pode também acompanhar este tempo de resolução por destino ou por cliente.

Imagine que o cliente fez apenas 1 transporte com você e teve um problema que demorou para ser resolvido. A probabilidade deste não voltar a transportar com você é muito grande. Sabendo disso, você pode tomar alguma ação para evitar que isso aconteça: pode ser uma ligação ou  uma mensagem se retratando. 

Não vai te custar nada e vai fazer toda a diferença para o cliente.  

 

Percentual de Devoluções e Reentregas

Geralmente, quando existe uma devolução ou reentrega, há uma cobrança adicional para seu cliente, o que vai aumentar o faturamento. Porém, é também um trabalho adicional e provavelmente seu cliente não vai gostar de pagar mais do que o que foi combinado no início do transporte. 

Sempre que temos uma devolução ou reentrega é porque houve algum problema na entrega, seja por erro da transportadora, do cliente, do destinatário, ou outro problema qualquer que, na maioria das vezes poderia ter sido evitado.

Por exemplo, você saiu para entregar a mercadoria na data prevista e quando chegou não tinha ninguém em casa, porque o cliente esqueceu que aquele era o dia da entrega. Se isso acontecer com frequência, pense em trabalhar com entregas agendadas ou mesmo investir em um sistema de acompanhamento de entrega que avisa aos clientes que o seu motorista está chegando.

Para calcular o percentual de devoluções e reentregas é só contabilizar quantas entregas geraram reentrega ou devolução, dividir pelo total de entregas feitas no período e multiplicar por 100. 

Você pode cruzar esse indicador com diversos outros indicadores, como a quantidade de reentregas por cliente, por região de destino, por rota, até cruzar com seus dados de faturamento para saber quanto do seu faturamento é de Reentregas e Devoluções.

Na próxima aula, o assunto será sobre os indicadores para acompanhar suas receitas, despesas e seus lucros. 

E então, o que você achou dessa aula? Deixe seu comentário e compartilhe essa matéria com seus amigos.

Muito obrigado e até a próxima aula!

 

 

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