Indicadores: Cotação e Coletas [Aula 16 – Curso Começando Certo]

Para compreender realmente o que está (ou o que não está) funcionando corretamente, é necessário medir, dimensionar e fazer uma análise das informações mais relevantes da sua operação.

Por isso, analisar os indicadores de performance já é uma prática das transportadoras que se preocupam em oferecer um serviço de qualidade aos seus clientes.

Os indicadores de performance, indicadores de desempenho ou KPI são métricas usadas para medir e acompanhar os resultados dos pontos mais importantes da sua operação.

Fazendo essa análise, você consegue identificar:

• Os pontos fortes da sua transportadora, que são as partes da sua operação que funcionam “muito bem, obrigada”, confirmado por números;
• Ressaltar e divulgar esses pontos fortes ajuda a conquistar mais clientes;
• As fraquezas, que são pontos que precisam de melhorias. 

Se essas fraquezas não forem tratadas você pode perder clientes, ter prejuízo e até mesmo correr o risco de fechar as portas.

Nessa aula, falaremos sobre os indicadores de desempenho das suas cotações e coletas. 

 

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Primeiramente, não basta ter o indicador, é necessário saber analisar o resultado, entender o que está acontecendo na empresa e tomar ações. Muitas vezes, é necessário cruzar informações de mais de um indicador para tomar as melhores decisões. 

Você vai entender isso mais a frente aqui na matéria, quando eu citar alguns exemplos de indicadores que você pode analisar no seu dia a dia. Bom, os indicadores precisam ser de fácil entendimento e relevantes para o seu negócio. Também é importante que eles sejam baseados em dados verdadeiros e precisos.

Então, o primeiro passo é ter o registro de todos esses dados em algum lugar, como em um sistema TMS, por exemplo. Com esses dados em mãos, é necessário transformar essas informações em relatórios e gráficos, para que aí sim você consiga fazer a análise.

Existem sistemas que colhem e organizam todas as informações das suas entregas e geram os relatórios e gráficos precisos automaticamente. 

Assim, você simplifica a sua análise e tem mais tempo para tomar as ações que farão a diferença na sua transportadora. Agora, vamos te dar vários exemplos de indicadores para medir a qualidade das suas cotações e coletas.

 

Indicadores de Cotação

 

Percentual Cotações Aprovadas (Taxa de conversão)

Este indicador mostra a relação das cotações que foram aprovadas, ou seja, as vendas que foram fechadas, pela quantidade de cotações recebidas. 

Por exemplo, se o percentual de cotações aprovadas for de 30%, quer dizer que você precisa fazer 10 cotações para fechar 3 vendas, ou precisa atrair 100 cotações clientes para fechar 30 vendas. 

Ou seja, esse é um indicador que quanto maior o número melhor. Com esse indicador é possível fazer várias análises sobre o seu comercial e o seu marketing. 

Se esse número estiver baixo, é sinal de que melhorias precisam ser feitas. 

Por isso, é necessário investigar onde está o gargalo e tomar algumas ações, como:

• Capacitar melhor os vendedores com treinamentos;
• Fazer um estudo de mercado para saber se os seus preços e prazos estão muito acima ou muito abaixo da concorrência;
• Investir em marketing para que mais pessoas conheçam a sua empresa, ou até mesmo direcionar a propaganda para o seu perfil ideal de cliente.

Para melhorar as vendas analisando este indicador, você pode seguir dois caminhos:

1º – Aumentar quantidade de cotações, atraindo mais possíveis clientes. Ou seja, se para conquistar 3 clientes você precisa fazer 10 cotações, então é preciso fazer 20 cotações para conquistar 6 clientes, mantendo o percentual de 30% de cotações aprovadas.

2º – Aumentar taxa de conversão, ou seja, aumentando o percentual de cotações aprovadas. Assim, para fechar 6 clientes com as mesmas 10 cotações, é preciso aumentar o percentual para 60%, em vez de 30%.

Para saber quais ações tomar é preciso identificar quais motivos fizeram seu cliente fechar com você e, mais importante ainda, quais foram os motivos de reprovação daqueles que não fecharam, o que nos leva ao próximo indicador.

Motivo das reprovações de Cotações

Este indicador é um importante dado qualitativo para entender os motivos das vendas perdidas e complementa o indicador anterior. Para calcular, é necessário classificar cada uma das cotações perdidas com um motivo, criando categorias. Por exemplo: 

• Preço;
• Atendimento;
• Prazo.

 Após fazer isso, é só contabilizar quantas cotações ficaram em cada categoria. Assim, você conseguirá analisar e saber exatamente quais pontos precisam melhorar para sua transportadora fechar mais vendas.

Para saber o percentual de vendas perdidas por motivo, é só dividir a quantidade da categoria pelo total de cotações reprovadas e multiplicar por 100.

Por exemplo, das 70 cotações reprovadas, 20 foram por conta de prazos de entrega. Aí é só dividir 20 por 70 e multiplicar por 100, que dá 28,5%. Então, nesse exemplo, 28,5% das cotações foram reprovadas por conta do prazo de entrega.

20 / 70 = 0,28

0,28 X 100 = 28,5% 

Para que essa informação seja o mais realista possível, o ideal é perguntar ao cliente o motivo de não ter fechado com sua empresa.

Com estas informações você consegue melhorar o seu processo ou seu nível de serviço. Uma dica neste caso é não tentar melhorar tudo de uma vez só. Veja quais são as categorias que tem o maior percentual e comece por elas. 

Valor Médio de Cotações Aprovadas

Da mesma forma que é importante analisar as vendas perdidas para identificar melhorias, é também fundamental acompanhar as vendas fechadas e se elas estão realmente gerando lucro.

O indicador de valor médio de cotações aprovadas mostra quanto você está realmente cobrando dos clientes e se o valor está compatível com a sua tabela de fretes.

Por exemplo, se você tem que conceder muitos descontos para conseguir fechar as vendas, esse valor médio vai caindo todos os meses.

Se o cliente está se apegando apenas ao preço para fechar com você, isso significa que ele não está enxergando os diferenciais da sua transportadora. Ou melhor, pode ser que você não está mostrando corretamente os seus diferenciais. 

E essa guerra de preços pode fazer com que você feche vendas com preço menor que o custo do serviço e você acaba pagando pra trabalhar. 

Com certeza, isso vai afetar o seu lucro.

Por isso, é interessante melhorar os pontos que trazem valor agregado ao seu serviço e diferenciam a sua transportadora da concorrência, como melhores prazos, bom atendimento, serviços adicionais, acompanhamento de entregas, etc, como já falamos em outras aulas aqui do curso.

Indicadores de Coletas

 

Percentual Coletas no prazo

Após a venda, é na coleta que acontecerá o primeiro contato presencial que o seu cliente terá com a sua transportadora. 

Chegar atrasado ou esquecer de coletar alguma mercadoria com certeza vai comprometer todo o restante do transporte, além de causar uma primeira impressão ruim no seu cliente e até abalar a confiança que ele depositou no seu serviço.

Para saber o percentual das coletas dentro do prazo é só pegar a quantidade de coletas que foram realizadas no prazo em um determinado período, dividido pelo número total de coletas deste mesmo período e multiplicar por 100.

Por exemplo, se no mês de outubro você realizou 50 coletas, e dessas, 40 foram feitas dentro do prazo, é só dividir 40 por 50 e multiplicar por 100, que vai dar 80%.

40 / 50 = 0,8

0,8 X 100 = 80%

Ou seja, no mês de outubro 80% das coletas foram realizadas dentro do prazo. Quanto maior esse número, mais eficiente está sendo essa etapa.

Se o resultado for 100%, quer dizer que você cumpriu o prazo de todas as coletas deste período. Começar o trabalho da maneira certa aumenta as chances de conquistar a fidelidade do seu cliente.

Você pode fazer essa análise diariamente, semanalmente ou mensalmente, depende da sua estratégia e do volume de coletas que a sua transportadora faz.

Se tiver que escolher apenas um indicador sobre as suas coletas, escolha este. O cálculo é simples e você vai saber exatamente se está cumprindo o que foi combinado com seus clientes. 

Coletas Solicitadas x Realizadas

Este é um indicador que vai mostrar a diferença entre quantidade de coletas solicitadas pelo cliente em um período e a quantidade de coletas que fez neste mesmo período. 

Esta diferença deve ser a menor possível, ou seja, o ideal é conseguir realizar todas as coletas que foram solicitadas.

Minha dica é acompanhar este número diariamente. Imagine que hoje você recebeu 20 solicitações de coletas e no final do dia percebeu que só conseguiu coletar 15. Já ficará com um saldo negativo de 5 coletas para o próximo dia. Se isso acontecer por 4 dias seguidos, você vai ficar um dia inteiro atrasado e vai ver seu indicador de coletas no prazo despencar. 

Nestes casos, em vez de deixar seu cliente esperando um motorista que não vai chegar, é sempre melhor combinar um novo prazo para coleta. Fica muito mais fácil fazer esse acompanhamento diário das coletas de todos os motoristas se você tiver um aplicativo de acompanhamento de entregas e coletas. 

Esse sistema, além do aplicativo que vai no celular de cada motorista, disponibiliza também uma “torre de controle”, que é um painel onde você pode acompanhar o desempenho de cada motorista e o andamento de cada uma das coletas. 

Outra informação importante que você consegue obter analisando este indicador é se a quantidade de coletas diárias está aumentando.

Ter um aumento constante na quantidade de coletas recebidas quer dizer que você está conseguindo mais clientes, e isso é ótimo! 

Para continuar atendendo com a mesma excelência será necessário tomar algumas ações, como aumentar sua frota ou contratar mais agregados aumentando a capacidade de coletar. 

Tempo médio das Coletas

 Saber em quanto tempo você consegue coletar vai ajudar a calcular um prazo de entrega realista.

 Para calcular o tempo médio das suas coletas, é só medir o tempo que levou desde que seu cliente solicitou a coleta até o momento que você coletou. Tendo o tempo de cada coleta, aí é só somar todos e dividir pela quantidade de coletas realizadas no período. 

Se esse número está alto, indica que está demorando muito para fazer suas coletas, e precisa investigar mais para saber o motivo e resolvê-lo. Reduzir este tempo vai fazer sua empresa ter prazos mais competitivos e não ter que brigar apenas por preço para fechar suas cotações. 

Se você analisar e perceber que o tempo médio das coletas aumentou sendo que a quantidade de coletas continua a mesma, quer dizer que você precisa tomar ações para melhorar sua eficiência nas coletas.

Organizar melhor suas rotas, aumentar a capacidade de sua frota, seja comprando veículos, agregando ou mesmo trabalhando com parceiros, são algumas ações que podem fazer diferença no seu resultado. Mas antes, é importante analisar o próximo indicador.

Percentual de Ocupação dos Veículos

Analisando este indicador você consegue saber se seus caminhões estão trabalhando no limite de sua capacidade ou se você tem mais veículos do que realmente precisa. 

Essa análise é extremamente importante pra você saber qual é a melhor ação a ser tomada: “tenho que aumentar a quantidade de veículos ou preciso apenas melhorar a eficiência dos meus carros?” 

Imagine que você tem 20 coletas por dia e 20 caminhões para fazer estas coletas, podendo enviar um caminhão para cada coleta.Garanto que todas serão feitas dentro prazo, não vai sobrar nenhuma para o dia seguinte e o seu tempo médio de coleta vai ser ótimo!

Contudo, sua operação ficará muito cara e você terá que aumentar o preço do frete para não ficar no prejuízo.

Pois é, não adianta matar formiga com bala de canhão. Você deve ter os controles necessários para saber a quantidade de veículos adequada para sua operação e, caso seja necessário aumentar a capacidade, fazer isso com base em números reais.

A ideia aqui é fazer o maior número de coletas com o menor número de veículos possível, sem afetar o prazo e a qualidade do serviço. 

Para isso, assim que você tiver a programação das coletas do dia é importante saber se o peso do veículo está próximo de sua capacidade total ou se ele está voltando vazio para a empresa, sendo que poderia ter feito mais coletas naquele dia. 

Por exemplo, se o veículo tem capacidade para 10 toneladas e volta para a empresa com apenas 2 toneladas, quer dizer que naquele dia ele está com apenas 20% de sua capacidade ocupada. 

Os outros 80% foram desperdiçados, e poderiam ser aproveitados para colocar mais mercadorias. Ou você poderia ter enviado um veículo menor para fazer as coletas.

Se isso acontecer todos os dias com vários veículos indica que você não precisa de mais veículos e sim organizar melhor suas rotas. Ou, até mesmo, trocar por veículos menores que terão menos custo de combustível e manutenção.

Assim, você vai conseguir reduzir seus custos mantendo a qualidade e conseguirá ter preços mais competitivos sem prejudicar o seu lucro.

Na próxima aula, vamos dar exemplos de indicadores para medir a qualidade das entregas, o controle das ocorrências e o faturamento. Não perca! 

E então, o que você achou dessa aula? Deixe seu comentário e compartilhe essa matéria com um amigo transportador, vai ser útil pra ele também.

Muito obrigado e até a próxima aula!

 

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