Coleta e Organização de Galpão [Aula 10 – Curso Começando Certo]

Chegou a hora de colocar a mão na massa! Hoje, aqui no curso “Começando Certo” para transportadores de carga, estamos iniciando o módulo “Gerenciando a Operação”, onde vamos dar dicas valiosas para que o seu serviço de transporte seja eficiente, assertivo e mais rápido para o seu cliente.

Nessa aula, vamos falar sobre o processo de coleta na carga fracionada. 

E porque vamos falar hoje especificamente sobre carga fracionada?

O processo de coleta consiste em buscar (ou coletar) a mercadoria no cliente e levá-la para a transportadora, onde a carga será separada, etiquetada e colocada no devido caminhão que vai transportar a mercadoria até o destinatário. Inclusive, as mercadorias de uma única coleta podem ter vários destinatários. 

Na carga fechada ou dedicada, não há necessidade de voltar com a mercadoria para a transportadora. Geralmente o motorista passa no remetente, carrega o caminhão e vai direto para o destinatário. 

Nesse caso, como já se tem todas as informações da nota e o veículo será exclusivo para aquele cliente, todos os documentos já foram emitidos antes do motorista sair da transportadora. 

Por isso, nosso tema de hoje será muito valioso para você que trabalha ou vai trabalhar com transporte de carga fracionada.

 

Em vez de ler, que tal assistir ao vídeo?

 

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Importância de se preocupar com a coleta

Parece um processo simples, mas é necessário dar muita atenção na etapa de coleta, pois a falta de controles dificulta, atrasa e compromete as entregas.

“Mas é só pegar a mercadoria em lugar e levar para o outro, ué!” Bom, não é bem assim…

Imagine como seria fazer as coletas sem nenhum tipo de controle. 

• Qual motorista vai fazer qual coleta?
• Que horas a coleta será feita? O cliente vai estar lá para atender o motorista?
• Depois de coletar, onde deixar a mercadoria? Em qualquer lugar do galpão, misturada com mercadorias de outros clientes?
• Como identificar quais volumes vão para quais destinos?
• Como aproveitar melhor cada viagem de acordo com as rotas?

 

Pois é, não é tão simples quanto parece, né?

Além disso, é na coleta que o seu cliente vai ter o primeiro contato efetivo com o seu serviço de transporte. Então, é importante passar uma boa imagem logo no começo, para que ele tenha confiança na sua transportadora. 

 

Coletando as mercadorias

Agora que entendemos porque é tão importante dar atenção a essa etapa de coleta, vamos para a prática.

Primeiramente, para que o motorista possa fazer a coleta é importante ter um documento , como se fosse uma autorização, contendo o nome do motorista, informações do carregamento (como peso, quantidade de volumes) e, em alguns casos, o destino da carga.

Chamamos esse documento ou essa autorização de “ordem de coleta”, e ela deve ser enviado por e-mail ou apresentada ao cliente pelo motorista no momento em que ele for coletar a mercadoria.

Afinal, fica difícil para o seu cliente entregar a mercadoria para uma pessoa que ele nunca viu na vida e sem nenhum documento que comprove que aquela pessoa é realmente o motorista da sua transportadora. 

Existem embarcadores que utilizam sistemas para confirmação de ordem de coleta tornando o processo mais seguro, assim como acontece com quem utiliza o Active OnSupply.

Essa ordem de coleta pode ser apresentada como um documento impresso mesmo ou por meio de um aplicativo de controle de entregas. Esse aplicativo é instalado no celular do motorista e a transportadora envia as ordens de coleta de cada um dos seus motoristas, facilitando o trabalho e eliminando papelada.

O APP é bem fácil e simplifica bastante o dia a dia. Dá uma olhada no site do TudoEntregue para conferir.

É importante ressaltar que o motorista está representando a empresa no momento da coleta e deve estar com boa apresentação e ter boa comunicação. Se estiver com o uniforme da transportadora é melhor ainda, pois, além de divulgar sua transportadora, também dá mais credibilidade à empresa.

Depois que o motorista coleta a carga no cliente, ele retorna para a transportadora para que as mercadorias sejam separadas por rota.

 

Organização do galpão

Para evitar erros no carregamento e outros imprevistos que atrasam e comprometem a entrega, é importante ter um espaço físico organizado no galpão para separar as mercadorias por rota ou por destino. 

Por exemplo: se a transportadora faz a praça de Campinas e Santos, demarque um espaço no galpão para cada uma destas rotas. À medida que as coletas chegam, faz-se a conferência e os volumes já devem ser organizados no espaço da rota de destino demarcada no galpão.

Assim, fica mais fácil e rápido o carregamento, além de ser possível economizar combustível e recursos otimizando as entregas por rota.

 

Etiquetas

Outro ponto fundamental para o sucesso da entrega é a identificação dos volumes e o ideal é que isso seja feito por meio de etiquetas. 

A identificação das mercadorias evita erros no carregamento, perda de volumes ou entrega de mercadorias trocadas. Já pensou você comprar uma máquina de lavar e receber um fogão? 

Poucas transportadoras fazem etiquetas, muitas vezes o conferente é quem escreve ali na caixa, com caneta mesmo, na hora que o caminhão chega da coleta. 

Como o tema desse curso é “Começando Certo”, temos que mostrar para você qual é a melhor forma de identificar as mercadorias que, como já falamos, são as etiquetas.

A etiqueta, contendo o número da nota, a quantidade de volumes, o destinatário e até mesmo o logotipo da sua transportadora, passa um ar de profissionalismo, que dá mais credibilidade para o seu serviço.

Além de facilitar a identificação dos volumes, as etiquetas também são uma forma de divulgar a sua empresa. Isso mesmo!

Se você colocar o logotipo da sua transportadora impresso na etiqueta, várias pessoas vão saber que sua empresa existe!

Por exemplo, imagine que você fez a entrega de uma televisão para um destinatário final, pessoa física mesmo. Então, o “João” recebe a televisão nova rapidamente, até mesmo antes do prazo, e fica impressionado com a qualidade da entrega. E ali na caixa está o logotipo da sua transportadora. 

Agora, imagine se o João for Gerente de Logística em uma indústria! A partir daí ele vai passar a conhecer a sua empresa e, quem sabe, pode entrar em contato para pedir uma cotação. As oportunidades podem estar onde a gente menos imagina.

Bom, uma forma simples e rápida de emitir as etiquetas é usando um sistema de gestão de transporte. Em alguns sistemas, como no Active Trans, dá até pra customizar a sua etiqueta, escolher onde vai seu logotipo, se o número da nota vai em cima ou embaixo, enfim… a etiqueta fica com a cara da sua empresa.

Inclusive, se você tiver as notas fiscais antes da mercadoria chegar, dá pra deixar as etiquetas prontas  adiantando ainda mais o trabalho. 

A etiqueta identifica quantas caixas ou volumes fazem parte da mesma nota fiscal. Explico melhor: se a nota fiscal tem 3 caixas, serão emitidas 3 etiquetas com identificação 01/03, 02/03 e 03/03. Só de bater o olho o motorista já sabe se todas as caixas foram entregues. 

Facilita muito a conferência e evita entregar caixas erradas ou até mesmo esquecer de entregar uma caixa.

 

Bom, depois de coletar, organizar e etiquetar os volumes, vamos para próximo passo antes de colocar o caminhão na rua: emitir os documentos fiscais e averbar a carga. 

Na próxima aula, vamos falar sobre a expedição: como emitir CT-e, MDF-e, CIOT e sobre seguro de carga.

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Muito obrigada e até a próxima aula!

 

 

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