Fluxo de Caixa da Transportadora [Aula 15 – Curso Começando Certo]

Para manter a saúde financeira da sua empresa é preciso acompanhar as entradas e saídas de dinheiro  diariamente, para não ter nenhuma surpresa desagradável no fim do mês.

Essa é a aula de número 15 do curso “Começando Certo” para transportadores de carga, e nesse módulo estamos abordando assuntos sobre como ter uma gestão eficiente do financeiro.

 

Em vez de ler, que tal assistir ao vídeo? 

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O que é fluxo de caixa?

Como falamos na aula sobre faturamento, para receber o pagamento de clientes, você precisa ter uma conta em banco e é de extrema importância controlar o saldo desta conta. 

Grande parte das empresas tem conta em mais de um banco, para facilitar crédito, ou até mesmo por exigência de algum cliente. E quanto mais contas você tiver mais complexo será para controlar os saldos.

Bom, já que as cobranças estão vinculadas a uma conta bancária, todo boleto que o cliente paga vai ser somado ao saldo da sua conta, assim como todo pagamento que você faz o dinheiro sai de uma conta. O controle do Fluxo de Caixa nada mais é do que o controle da previsão de receitas menos a previsão de despesas. Mais ou menos assim:

Se você tem no banco o saldo de R$1.000,00, tem um boleto a receber no valor de R$ 500,00 que vence dia 10 e a sua negociação é D+1, significa que no dia 11 você terá R$1.500,00. 

Se você tem uma conta pra pagar que vence no dia 11 no valor de R$ 800,00, no final do dia 11 você terá R$700,00 de saldo no banco. Simples, né?

A coisa complica quando você tem muitas entradas e muitos pagamentos e o saldo em caixa é pequeno. Se você tiver tudo lançado num sistema TMS, você sabe exatamente quanto precisa receber dia a dia para que a sua conta não fique negativa, ou até mesmo para fazer um investimento.

Se fizer isso com todas as contas a receber e todas as contas a pagar é possível saber qual vai ser seu  lucro no final do mês. Analisando o fluxo de caixa, você também pode identificar qual dos grupos de contas estão afetando mais o caixa e tomar a decisão de quais gastos podem e devem ser reduzidos. 

Por exemplo: Se ao longo de 6 meses a sua empresa gasta cerca de R$ 5.600 com despesas administrativas e no mês atual esse grupo de despesas está com valor de R$10.000, é preciso investigar se tem alguma conta lançada em duplicidade, ou se houve alguma cobrança indevida.

 

Por que é importante ter um Fluxo de Caixa organizado na transportadora?

Conforme a empresa vai crescendo é muito comum ter lançamentos errados. Então, se gestor não ficar atento ele pode pagar o valor em duplicidade. Se você tiver um sistema TMS com um módulo de controle financeiro, consegue tirar um relatório de fluxo de caixa e verificar se está tudo certinho antes de fazer os pagamentos.

Com o fluxo de caixa organizado é possível:

• Saber com antecedência se a empresa vai dar lucro ou prejuízo;
• Tomar decisões estratégicas, como investir mais em marketing para atrair mais clientes já que vai sobrar dinheiro ou até mesmo cortar despesas para economizar com juros.

E sobre o investimento, é muito importante saber gastar o dinheiro da empresa com inteligência. Tenha sempre em mente quando for gastar algum valor qual o benefício aquele dinheiro pode trazer para empresa.

Para pra pensar um instante: se você tiver R$500,00 reais no bolso e tiver que escolher entre gastar em uma cafeteira super incrementada para a sua sala ou comprar tintas para pintar a fachada da empresa que já está descascando, obviamente comprar as tintas é um investimento importante, pois os clientes reparam nos detalhes para decidir entre uma empresa e outra.

Essa decisão foi fácil, mas no dia a dia, aparecem gastos importantes e você terá que decidir rapidamente.  Uma decisão errada pode quebrar a empresa. Por exemplo: Compro um caminhão ou reformo o galpão para acomodar mais cargas? 

É uma decisão difícil e depende do contexto. O que vai te trazer mais lucro: investir no galpão ou no caminhão?

 

Reserva de Emergência

Para garantir a saúde da empresa, é necessário ter um fundo de reserva de emergência.

Uma boa prática é reservar parte do lucro mensal em um investimento de baixo risco como um CDB ou CDI, até você alcançar o limite de segurança ideal. Não existe fórmula mágica, cada gestor tem a sua estratégia. Para te dar um norte, você pode seguir essa lógica para criar um fundo de emergência:

Calcule um valor que sua empresa precisa para sobreviver por um período que pode ser 3 ou 4 meses, dependendo da operação, clientes e principalmente custos fixos da empresa. Este valor será a meta para o fundo de emergência. 

Custos mensais X 4 meses = Valor da Reserva de Emergência

Depois basta  juntar aos poucos parte do lucro até atingir esse valor. O ideal é que o valor mensal dos custos seja entre 60% ou 70% da sua receita. Muitas empresas sobreviveram à pandemia por ter um fundo de emergência adequado.

 

Escolhendo os melhores investimentos

Além de reservar dinheiro para o fundo de emergência, também é necessário utilizar parte do lucro para projetos de investimento em crescimento. Um dos projetos que as empresas mais investem é na automatização de processos. Assim, a empresa consegue fazer mais com menos. Como assim?

Vou dar um exemplo com o investimento em tecnologia, que é o nosso dia a dia aqui na Active Corp.

Se a transportadora investir em um sistema TMS que busque as notas fiscais direto na SEFAZ e faça o cálculo e emissão do CT-e automaticamente, ela pode conquistar mais clientes sem precisar aumentar o tamanho do escritório, sem comprar computadores e sem contratar mais pessoas. 

Com investimento em tecnologia a produtividade aumenta. E muitas vezes um investimento pequenininho traz um resultado muito grande. É o princípio de Pareto, ou regra do 80/20. O estudo de 1892 diz que 20% do esforço é responsável por 80% dos resultados. Escolher o investimento correto pode trazer resultados extraordinários.

Em resumo, se você quer que a empresa perpetue por um bom tempo, só distribua o lucro depois de ter separado uma reserva de emergência e ter dinheiro para um plano de investimento em crescimento.

 

Como conseguir monitorar o Fluxo de Caixa diariamente?

O Fluxo de caixa é muito dinâmico e precisa ser monitorado diariamente para que as despesas fiquem abaixo das receitas e gere o tão esperado lucro. Então, se você quer ter um controle realmente eficiente do dinheiro da sua transportadora, é importante ter um sistema TMS moderno que disponha de um bom módulo financeiro, como o Active Trans.

Bom, com essas dicas finalizamos o módulo financeiro aqui do curso. No próximo módulo, vamos dar dicas muito valiosas sobre uma etapa fundamental para qualquer empresa: análise de indicadores de desempenho, pois “o que não se mede não se gerencia”. 

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Muito obrigada e até a próxima aula!

 

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