Expedição: Emitindo CT-e, MDF-e, CIOT e Averbação de Carga [Aula 11 – Curso Começando Certo]

Na terceira aula do curso “Começando Certo” para transportadores de carga, nós já explicamos quais são os primeiros passos para que a sua transportadora esteja apta para emitir os documentos fiscais, como CT-e e MDF-e. 

Também explicamos sobre todos os seguros que existem no transporte de carga e qual deles é obrigatório, das responsabilidades dos embarcadores e como contratar um seguro de cargas. 

Então, se você ainda não é credenciado na SEFAZ para emitir CT-e e MDF-e e ainda não contratou um seguro de carga, veja a matéria da terceira aula.

Na aula de hoje, vamos explicar como emitir esses documentos e como averbar a carga antes de iniciar o transporte. 

 

Em vez de ler, que tal assistir ao vídeo? 

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CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

O primeiro documento que você deve emitir antes do transporte é o CT-e.

Desde 2013 o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) passou a substituir o antigo CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas), que era um documento físico, em papel. 

Já o CT-e é emitido e armazenado eletronicamente. Ele serve para documentar a prestação do serviço de transporte realizado por qualquer modal, e é utilizado para comprovações fiscais. 

Depois do credenciamento na SEFAZ (Secretaria da Fazenda), procedimento que já explicamos aqui no blog, você precisa escolher um software, que é um sistema para emitir seus CT-e.

A SEFAZ disponibiliza um emissor de CT-e, mas que é bem básico e um pouco limitado. Não tem a maioria das funções que mencionamos no curso.

A desvantagem desse sistema é que ele não automatiza muita coisa, e todos as vezes que você for emitir um CT-e vai precisar digitar todas informações da nota manualmente. 

Existe no mercado emissores mais profissionais. Diferente do emissor gratuito, com um sistema de gestão mais moderno você não precisa digitar um monte de informações toda vez que for emitir um CT-e. 

Existem 3 formas de emitir o CT-e sem digitar nada:

• A primeira forma é por meio do EDI (Troca Eletrônica de Dados), que nada mais é do que a  troca de informações entre sistemas. O Sistema do seu cliente envia as informações da Nota Fiscal para o seu sistema por meio de arquivos, e isso elimina a necessidade de digitação da maioria das informações como endereço, CNPJ, razão social, volumes, valores, etc…. Ajuda muito na operação. Nem sempre o cliente está preparado para isso e também nem todos os sistemas TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte) estão preparados para isso também.

• A segunda forma é incluir no sistema TMS o XML da nota fiscal recebido por e-mail. O arquivo XML de Nota Fiscal é padrão obrigatório e determinado pela SEFAZ.  Segundo a legislação, todos os  embarcadores são obrigados a enviar esse arquivo para o transportador, mas nem sempre isso acontece. Esse arquivo contém todas as informações da nota fiscal, inclusive os produtos, ele é bem mais completo que o EDI e todo embarcador que trabalha com NF-e pode fornecer.
• A terceira forma, também utiliza o XML, mas de uma maneira diferente: O sistema TMS busca o XML direto da SEFAZ sem o embarcador precisar te enviar. Mas como assim? Alguns sistemas mais modernos, como é o caso do Active Trans, carregam o XML das NF-es diretamente na Sefaz e preenche automaticamente as informações para emissão dos documentos. Para isso, basta que o CNPJ da sua empresa esteja descrito no XML da Nota e pronto, a mágica acontece! Mais prático impossível né?!

 

Depois de emitir o CT-e, você deve imprimir o DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) que nada mais é do que uma representação física e simplificada do CT-e. A DACTE deve acompanhar o motorista durante todo o transporte.

 

MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)

Certo, depois de emitir o CT-e, caso o transporte seja intermunicipal ou interestadual, você vai precisar emitir o MDF-e.

De uma maneira bem simples, podemos dizer que ele é uma lista de todos os CT-es ou documentos fiscais emitidos para uma determinada carga.

Geralmente, na carga fracionada, o Manifesto é emitido depois de carregar o caminhão, para ter certeza de quais notas estão indo no veículo correto.

Uma informação importante que deve constar no MDF-e é o CIOT.

 

CIOT (Código Identificador da Operação de Transportes) 

O CIOT é uma numeração gerada através do Pagamento Eletrônico de Frete e autenticada pela ANTT, que identifica cada contrato de frete a ser pago para fins de fiscalização.

Desde 2011, o Pagamento Eletrônico de Frete e o CIOT são obrigatórios. 

Ou seja, o pagamento dos valores de frete ao motorista autônomo deve ser depositado em uma conta corrente exclusiva para pagamento de fretes. 

Essa conta é disponibilizada por uma instituição de Pagamento Eletrônico de Frete.

A transportadora recebe um cartão que disponibiliza para o motorista, para que ele possa sacar os valores em uma instituição financeira. 

Ao realizar o pagamento eletrônico de frete, a própria instituição já irá gerar o CIOT.

Recentemente o CIOT se tornou obrigatório para todos, independente se existir pagamento ou não. Se você ainda não gera CIOT e quer evitar dores de cabeça, procure se adequar o quanto antes. 

Para isso, o primeiro passo é procurar uma instituição de pagamento eletrônico de frete. 

O segundo passo é contratar um sistema TMS moderno e integrado com a instituição de pagamento. 

Ter um sistema TMS integrado à instituição de pagamento é importante para quem não quer perder tempo com digitação. 

No momento de gerar o CIOT, os dados da empresa, do motorista e da entrega, que já estão no sistema, são enviados automaticamente para a instituição de pagamento, sem que você precise digitar nada!

É possível fazer esse processo sem um sistema TMS, mas todas as vezes que você for gerar um CIOT será necessário entrar no site da instituição de pagamento e digitar todas as informações manualmente, o que demanda bastante tempo e acaba sendo um retrabalho.

 

Etiquetas

Outra etapa fundamental é a identificação dos volumes, que recomendamos que seja feita por meio das etiquetas.

A identificação das mercadorias evita erros no carregamento, perda de volumes ou entrega de mercadorias trocadas. 

Você pode imprimir as etiquetas antes ou depois de emitir o CT-e. Na aula anterior, nós demos várias dicas importantes sobre as etiquetas e a identificação da carga. 

 

Seguro / Averbação

Depois de emitir os documentos e identificar os volumes, precisamos averbar a carga antes de começar o transporte.

“Averbar” significa informar à Seguradora o que você está transportando, para onde você está transportando e qual o valor das mercadorias, para mantê-las devidamente asseguradas.

Essa é uma etapa importantíssima que merece toda a sua atenção. Imagina se você esquecer de averbar a carga e acontecer um sinistro?!

A sua transportadora é que será responsabilizada e terá que pagar a carga para o embarcador. Já pensou no prejuízo…

Há duas formas de fazer a averbação: 

• manualmente;
• automaticamente, por meio de um sistema TMS.

Se você não tiver um sistema, é necessário entrar no site da seguradora e digitar todas as informações de todas as notas para averbação.

Fazer isso para cada uma das entregas pode tomar horas do seu dia.

Agora, se você tiver um sistema moderno, a averbação de documentos pode ser feita de forma totalmente automática!

Você envia o seu CT-e para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda), a SEFAZ valida o CT-e e pronto! Automaticamente o seu documento já será enviado para a seguradora! 

Mas fique atento, são poucos os sistemas que têm essa tecnologia tão avançada. 

Ótimo, você já emitiu o CT-e, o CIOT, o MDF-e e já averbou a carga. 

Tudo certo pra colocar o caminhão na rua e pronto, já fez a sua parte. Agora é com o motorista, né?

Calma, não é bem assim! Agora vem uma etapa importantíssima: o monitoramento das entregas. 

Você precisa acompanhar as entregas até o final, para garantir que ele será bem sucedido e dentro do prazo. 

Na próxima aula, vamos dar dicas valiosas sobre acompanhamento de entregas, não perca!

E então, o que você achou dessa aula? Deixe seu comentário e compartilhe essa matéria  com seus amigos. 

Muito obrigada e até a próxima aula! 

 

 

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