Faturamento da Transportadora – [Aula 13 – Curso Começando Certo]

Hoje a matéria é sobre um assunto que todo mundo gosta: Dinheiro! $

Tão importante quanto ganhar dinheiro é saber gerenciá-lo da melhor forma, para garantir a saúde financeira da sua transportadora. Muitas empresas acabam fechando justamente por não ter um controle eficiente do financeiro e acabam gastando mais do que ganham. 

Se essa atitude já é desastrosa na vida pessoal, imagine para uma empresa, com funcionários, veículos e gastos muito mais expressivos.

Aqui no curso “Começando Certo” para transportadores de carga já explicamos como abrir uma transportadora do zero, como divulgar seus serviços, como vender e encantar seus clientes, como gerenciar o operacional e agora, vamos dar dicas valiosas para o seu controle financeiro e o faturamento da transportadora.

 

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Faturamento não é lucro!

A primeira coisa que precisamos ter bem clara é que faturamento e lucro são coisas diferentes! O faturamento é toda a receita gerada pelas vendas, no caso do transporte, pelo frete.  Já o lucro é o resultado positivo da receita menos as despesas. 

Se o resultado desta conta for negativo, então a empresa não está dando lucro e sim prejuízo. Sobre a forma de cobrança, existem algumas empresas que fazem depósito na conta da sua transportadora e a grande maioria trabalha com boleto bancário. Portanto vamos dar mais atenção à cobrança através de boletos.

Para emitir o boleto, deve-se somar todos os CT-es (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e notas de serviço emitidos no período combinado com o cliente e gerar um único boleto.

Preste bastante atenção nessa parte, pois se ficar alguma CT-e sem faturar, a transportadora acaba prestando o serviço de graça.

Quando a empresa emite muitos CT-es fica muito fácil se perder, pois é preciso ter o controle dos CT-es que ainda não foram faturados. Um exemplo bem comum é a forma de cobrança semanal com 20. Ou seja, a transportadora junta todos os CT-es da semana e emite um único boleto com vencimento para 20 dias.

É muito importante na hora de negociar o frete negociar também o prazo de pagamento. Fique muito atento para se organizar com os prazos de forma que não prejudique o seu caixa. 

Por exemplo, se o cliente pedir um prazo de 30 dias para pagar, mas o seu prazo para pagar os motoristas é 20 dias, isso pode gerar um caixa negativo. 

Se isso acontecer com frequência e não tiver um bom controle do financeiro, pode virar uma bola de neve e a sua transportadora pode não resistir…

 

Comprovantes de entregas para receber o frete

Outro ponto de atenção é que existem clientes que exigem o comprovante de entregas para aceitar a fatura.  Por isso, é muito importante guardar os canhotos assinados, de preferência eletronicamente, para não ocupar espaço e para que você consiga tê-los sempre em mãos rapidamente, quando precisar.

Na aula sobre monitoramento de entregas, explicamos todos os detalhes sobre a melhor forma de arquivar os comprovantes de entrega. Há duas formas de gerar o boleto.

A primeira, que é mais trabalhosa, é fazer manualmente entrando no internet banking do seu banco. 

Lá, você vai gerar o boleto incluindo conhecimento a conhecimento, prestando muita atenção na soma para não haver erros e prejuízo.

A segunda forma, que eu acho muito mais fácil, é emitir o boleto direto no sistema TMS. Como todas as informações do CT-e já estão dentro do sistema, você não irá precisar digitar tudo de novo. 

Assim, você economiza tempo e ainda tem certeza de que os valores estão corretos.

Lembre-se que os CT-e de reentrega, devolução ou complementar devem ser faturados também. 

Existem clientes que pedem para fazer faturas separadas para esses casos. Geralmente, antes de fazer o pagamento, o cliente precisa conferir o frete. 

É um procedimento muito comum na maioria das empresas. Para fazer essa conferência, o cliente pede um e-mail com:

• o boleto anexado;
• os XMLs e os PDFs de todos os CT-es que estão sendo cobrados;
• e, em alguns casos, o comprovante de entrega.

Você pode enviar esse e-mail manualmente ou através do sistema TMS, é muito importante conferir tudo para que o cliente não encontre erros e devolva o boleto para correção.  

Envie o faturamento para o cliente com antecedência, assim dá tempo de ele conferir e se programar para fazer o pagamento. Lembre-se que se houver prorrogação no vencimento, a sua conta pode ficar negativa.

 

Abrindo uma conta bancária para a sua transportadora

Sobre as contas, para emitir boletos no nome da transportadora é preciso abrir uma conta no banco de sua preferência, ou até mesmo em cooperativas de crédito. 

Esse processo pode demorar alguns dias, e alguns bancos demoram um pouco mais para abrir conta jurídica. Por isso, não deixe para abrir a conta próximo ao dia de emitir as faturas.

Geralmente, os documentos necessário para abrir uma conta bancária para pessoa jurídica são simples:

• CNPJ;
• CPF do responsável;
• Comprovante de residência;
• Comprovação de faturamento;

Alguns bancos podem pedir documentos diferentes, além de cópias, que podem necessitar de autenticação em cartório. Desde de 2018, os boletos precisam ser registrados no banco para compensação. 

A diferença entre boleto registrado e boleto simples é que o primeiro contém informações como identificação do pagador e do emissor, CPF ou CNPJ de ambos, endereço e valor da transação, que ficam registradas no próprio boleto e na instituição bancária, o que possibilita o seu rastreamento.

Converse com o gerente sobre emissão dos boletos, ele precisa entender a sua necessidade para abrir a sua conta da forma correta e com o menor custo de tarifas. 

Compare os serviços dos bancos, tarifas e facilidade de relacionamento com o gerente. É muito importante ter um bom relacionamento com o banco, eles podem te ajudar quando você mais precisar.

Outra coisa muito importante que você precisa saber é que o banco cobra por boleto registrado. Ou seja, a cada boleto emitido você vai pagar uma tarifa bancária que pode variar de centavos até mais de 5 reais. 

Depende muito do banco, da negociação e da quantidade de boletos que você vai emitir. Depois de gerar a cobrança, é preciso acompanhar os pagamentos, para não deixar de receber nenhum valor.

Fique atento no recebimento e se algum cliente não pagar no vencimento, entre em contato rapidamente, pois ele pode ter esquecido ou não ter recebido o boleto. Nem todos os clientes têm sistemas financeiros.Para clientes que pagam com atraso, é comum cobrar juros e multas. 

Os valores de Multa e Juros já saem impressos no boleto, desde que os percentuais sejam informados no internet banking ou no TMS. 

Também é possível colocar no boleto a instrução de protesto automático. Preste muita atenção, pois protestar um cliente é coisa séria e pode reverter a perda do cliente. 

Às vezes é melhor negociar uma multa do que perder um cliente que solicita serviços todos os meses.

Qualquer alteração no boleto depois que o boleto já está registrado no banco é chamada de instrução bancária. Por exemplo: alteração de vencimento, cancelamento, baixa manual e outros, podem ser feitas após o registro, porém o banco cobra uma tarifa para cada instrução.

Bom, essas foram as dicas de hoje, na próxima aula , vamos continuar com o módulo sobre o financeiro dando dicas para controlar o Contas a Receber e o Contas Pagar, não perca!

E então, o que você achou dessa aula? Deixe seu comentário e compartilhe essa matéria com seus amigos. 

Muito obrigada e até a próxima aula!

 

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