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O EDI (Electronic Data Interchange ou Intercâmbio Eletrônica de Dados, no português) é o processo de troca de informações entre computadores ou sistemas. Já falamos bastante aqui no blog sobre o EDI e seus benefícios para embarcadores e para transportadores.
Através do EDI é possível transmitir qualquer tipo de arquivo eletrônico (Notas Fiscais, Conhecimentos de Transporte, Manifesto de Carga, documentos de texto, entre outros) sem necessidade de digitação, substituindo e-mails, correio, fax, etc.
Em outras matérias, já explicamos sobre os outros arquivos EDI utilizados na logística e transporte: NOTFIS, OCOREN, CONEMB e DOCCOB.
Nessa matéria, vamos nos aprofundar sobre outro desses arquivos: o PREFAT.
Para começar, o que é layout de EDI e padrão Proceda?
O layout é um “manual” que descreve como o arquivo EDI deve ser gerado por um sistema e como ele deve ser lido por outro. Na prática, é um modelo padrão que o arquivo deve seguir. Existem diversos tipos de layout. No ramo de transporte e logística os mais comuns são o padrão Proceda e o XML.
Como funciona e para que serve o PREFAT?
O PREFAT é o arquivo EDI de pré-fatura. Esse arquivo é enviado pelo embarcador contratante do frete) e quem recebe é o transportador.
Após fazer a conferência (ou auditoria) dos CT-es enviados pela transportadora, o embarcador gera o PREFAT com a listagem dos documentos conferidos e que já foram liberados para cobrança. O transportador pode usar a pré-fatura como base para realizar a cobrança da prestação de serviço.
Em outra matéria aqui no blog falamos sobre a importância de conferir os fretes e como fazer isso de forma automatizada.
Quais são as vantagens de utilizar o PREFAT e outros arquivos EDI?
O PREFAT não é um documento obrigatório, mas com certeza vale muito a pena aderir na operação. Listamos alguns dos benefícios do PREFAT e dos outros documentos EDI:
Evita erros de pagamento
Como os valores são conferidos antes mesmo de o transportador faturar, o embarcador poderá ter a segurança de que os valores estão corretos, sem erros ou duplicidades.
Pagamentos sempre em dia
Em contrapartida, o transportador receberá os pagamentos em dia. Como o embarcador tem a garantia de que os valores estão corretos, os pagamentos são realizados dentro do prazo.
Agilidade na troca de informações
Enviando o arquivo PREFAT automaticamente, a comunicação com os clientes se torna mais rápida e assertiva do que através da troca de e-mail.
Melhora das relações com parceiros e clientes
Com o uso de EDI você pode trazer melhorias e vantagem competitiva à sua empresa, além de melhorar a qualidade do relacionamento com seus parceiros de negócios, trazendo mais transparência e evitando desentendimentos.
Redução de custos e ganho de tempo
Custos com impressão, papel, arquivamento e recuperação de documentos são reduzidos ou eliminados. Também são reduzidos os custos administrativos, consequência da grande redução do tempo gasto com atividades operacionais e manuais.
Mais produtividade e assertividade
Automatizar o processo permite que sua equipe se concentre em tarefas de maior valor, sendo mais produtiva. Outro ponto importante é que os erros no registro das informações, que podem causar grandes prejuízos, também são eliminados.
E então, o que achou dessa matéria? Você já utiliza o EDI na sua empresa? Deixe seu comentário!
