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Como já explicamos em outras matérias aqui no blog, o EDI (Electronic Data Interchange ou Intercâmbio Eletrônica de Dados, no português) é o processo de troca de informações entre computadores ou sistemas.
Através do EDI é possível transmitir qualquer tipo de arquivo eletrônico (Notas Fiscais, Conhecimentos de Transporte, Manifesto de Carga, documentos de texto, entre outros) sem necessidade de digitação, substituindo e-mails, correio, fax, etc.
Nessa matéria, vamos nos aprofundar um pouco mais sobre um desses arquivos: o OCOREN.
Para começar, o que é layout de EDI e padrão Proceda?
O layout é um “manual” que descreve como o arquivo EDI deve ser gerado por um sistema e como ele deve ser lido por outro. Na prática, é um modelo padrão que o arquivo deve seguir. Existem diversos tipos de layout. No ramo de transporte e logística os mais comuns são o padrão Proceda e o XML.
O que é e para que serve o OCOREN?
O OCOREN é um arquivo EDI padrão Proceda onde constam os dados das ocorrências que acontecem durante o transporte. Esse arquivo é enviado pelo transportador e recebido pelo embarcador (contratante do frete).
Podemos entender como “ocorrências” todas as situações que acontecem desde que a mercadoria sai da transportadora até a chegada no destinatário. Sendo assim, as ocorrências podem ser atrasos, extravios, avarias, entrega concluída, etc.
Essas ocorrências são enviadas para o embarcador para que ele possa acompanhar o andamento da entrega. Por isso o EDI é tão importante nesse processo, pois com ele a informação chega muito mais rápido, de forma automática, diretamente no sistema de gestão do embarcador.
Quais são as vantagens de utilizar o OCOREN e outros arquivos EDI?
Os benefícios do uso do EDI são inúmeros. Listaremos alguns:
Diminuição de devoluções e reentregas
Ao receber e enviar as ocorrências de entrega automaticamente, praticamente em tempo real, é possível resolver o problema na hora que ele acontece. Muitas vezes, isso evita que o motorista retorne com a carga sem entregá-la.
Redução de custos e ganho de tempo
Como não as ligações para informar sobre o andamento da entrega, os custos com telefone são reduzidos. Também são reduzidos os custos administrativos, consequência da grande redução do tempo gasto com atividades operacionais e manuais.
Mais produtividade e assertividade
Automatizar o processo permite que sua equipe se concentre em tarefas de maior valor, sendo mais produtivos. Outro ponto importante é que os erros no registro das informações, que podem causar grandes prejuízos, também são eliminados.
Qualidade nos serviços e clientes satisfeitos
Planejando melhor sua logística, ao longo do tempo é possível reduzir seus prazos de atendimento, tornando a prestação de serviços mais eficiente e deixando seus clientes cada vez mais satisfeitos.
Melhora das relações com parceiros de negócio
Com o uso de EDI você pode trazer melhorias e vantagem competitiva à sua empresa, além de melhorar a qualidade do relacionamento com seus parceiros de negócios, trazendo mais transparência e evitando desentendimentos.
