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Como já explicamos em outras matérias aqui no blog, o EDI (Electronic Data Interchange ou Intercâmbio Eletrônica de Dados, no português) é o processo de troca de informações entre computadores ou sistemas.
Através do EDI é possível transmitir qualquer tipo de arquivo eletrônico (Notas Fiscais, Conhecimentos de Transporte, Manifesto de Carga, documentos de texto, entre outros) sem necessidade de digitação, substituindo e-mails, correio, fax, etc.
Nessa matéria, vamos nos aprofundar um pouco mais sobre um desses arquivos: o DOCCOB.
Para começar, o que é layout de EDI e padrão Proceda?
O layout é um “manual” que descreve como o arquivo EDI deve ser gerado por um sistema e como ele deve ser lido por outro. Na prática, é um modelo padrão que o arquivo deve seguir. Existem diversos tipos de layout. No ramo de transporte e logística os mais comuns são o padrão Proceda e o XML.
Os arquivos EDI padrão Proceda são: NOTFIS, CONEMB, OCOREN, PREFAT e DOCCOB.
O que é e para que serve o DOCCOB?
DOCCOB é a sigla para Documento de Cobrança. Nesse arquivo EDI constam todos os CT-es que serão cobrados. Ou seja, é um documento enviado pela transportadora e recebido pelo embarcador.
No processo ideal, o DOCCOB é gerado a partir do PREFAT (Pré-fatura), que é um documento EDI enviado pelo embarcador (contratante), informando quais CT-es já foram conferidos e liberados para faturamento.
Apesar de não ser obrigatório, o DOCCOB facilita bastante a comunicação entre transportador e contratante, tornando a troca de informação mais rápida e eficiente. Em vez de enviar várias faturas, fica muito mais fácil gerar um único documento de cobrança que é enviado automaticamente.
Quais são as vantagens de utilizar o DOCCOB e outros arquivos EDI?
Os benefícios do uso do EDI são inúmeros. Listaremos alguns:
Agilidade e eficiência na troca de informações
Enviando o arquivo DOCCOB automaticamente, a comunicação com os parceiros se torna mais rápida, não sendo mais necessário enviar diversas faturas por e-mail.
Melhora das relações com parceiros e clientes
Com o uso de EDI você pode trazer melhorias e vantagem competitiva à sua empresa, além de melhorar a qualidade do relacionamento com seus parceiros de negócios, trazendo mais transparência e evitando desentendimentos.
Redução de custos e ganho de tempo
Custos com impressão, papel, arquivamento e recuperação de documentos são reduzidos ou eliminados. Também são reduzidos os custos administrativos, consequência da grande redução do tempo gasto com atividades operacionais e manuais.
Mais produtividade e assertividade
Automatizar o processo permite que sua equipe se concentre em tarefas de maior valor, sendo mais produtiva. Outro ponto importante é que os erros no registro das informações, que podem causar grandes prejuízos, também são eliminados.
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