[Logística] Já tenho ERP, por que devo contratar um TMS?

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Os ERPs (Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Empresarial) são ótimos sistemas para fazer a gestão da empresa como um todo, assim como um bom TMS (Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transporte) é excelente para a gestão da logística e transporte. O que precisamos entender é que eles são sistemas distintos e um não substitui o outro. Os dois softwares se complementam e o ideal é que eles sejam usados em conjunto, de maneira integrada.

Nessa matéria, vamos explicar a diferença entres esses dois tipos de sistema de gestão.

Porque o módulo de logística de um ERP não substitui um TMS?

Para exemplificar, imagine que a sua empresa fabrica um produto que exige um transporte diferenciado. Como é o caso das cargas perigosas e dos medicamentos, por exemplo, que devem seguir alguns cuidados específicos e cumprir uma série de exigências legais. Na hora de escolher uma transportadora, você optaria por uma empresa que realiza diversos tipos de transporte ou por uma transportadora especializada no transporte do seu tipo de produto? Há grande probabilidade de a transportadora especializada prestar um serviço melhor e mais eficiente, pois já está acostumada a fazer esse tipo de entrega e está preparada para atender todas as exigências e peculiaridades que esse transporte exige. É importante usar essa mesma lógica para escolher um sistema de gestão logística.

Os ERPs são softwares mais genéricos. Como precisam atender a diversos setores da empresa, são bem abrangentes, mas pouco específicos para as necessidades de algumas áreas. No caso da logística e transporte, que têm diversas peculiaridades na operação, muitas vezes o ERP não é suficiente para atender todas essas necessidades específicas. Para ter um gerenciamento realmente eficiente da logística, são necessários diversos controles e funcionalidades que não são encontradas em um ERP.

O TMS é um software especializado, específico para o controle da logística e transporte. Por isso, ele tende a ser muito mais completo e eficiente do que um módulo de logística de um ERP. O TMS é capaz de fornecer informações muito mais detalhadas e automatizar muitos processos da logística que são feitos manualmente, mesmo por quem já utiliza um ERP.

Diferenças entre ERP e TMS

Vamos comparar algumas das funcionalidades do módulo de logística da maioria dos ERPs do mercado com as de um TMS moderno, atualizado, em nuvem e no modelo SaaS. Utilizamos como base para esse comparativo algumas funcionalidades encontradas no TMS Active OnSupply, que atende a todos os critérios que acabamos de citar.

Gestão das entregas

ERP: Geralmente, não há essa funcionalidade nos ERPs.

TMS: O sistema calcula a previsão de entrega de acordo com o prazo de entrega definido por praça de atendimento. Conforme a transportadora realiza as entregas, o sistema efetua as baixas automaticamente, através da integração de arquivo EDI (Electronic Data Interchange ou Troca Eletrônica de Dados).

Tracking

ERP: Geralmente, não há essa funcionalidade nos ERPs.

TMS: Disponibiliza um portal de acesso ao cliente para que ele visualize e acompanhe o andamento das entregas, diminuindo consideravelmente as ligações telefônicas.

Conferência de frete

ERP: Alguns ERPs fazem a conferência apenas do valor total do frete. O usuário precisa inserir manualmente os arquivos XML dos CT-es (Conhecimento de Transporte Eletrônico).

TMS: Busca automaticamente o arquivo XML do CT-e na base de dados da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) assim que o documento é validado. Além disso, busca também documentos cancelados, inutilizados, substituídos e complementares. Após o recebimento dos arquivos, o sistema confere automaticamente o frete cobrado pela transportadora, analisando todas as taxas individualmente. Isso possibilita identificar exatamente quais taxas ou componentes foram cobrados em desacordo com o combinado.

Conferência fiscal

ERP: O sistema escritura o documento fiscal.

TMS: Após receber os CT-es automaticamente pela SEFAZ, o TMS verifica o tipo de imposto e a alíquota de custo destacados pela transportadora, analisando as regras fiscais do transporte. Após a aprovação do documento, o TMS integra as informações ao ERP.

Integração com transportadores

ERP: Não há. O recebimento das informações é pelo e-mail. É necessário digitar os CT-es e faturas no ERP.

TMS: Portal exclusivo para as transportadoras que permite que elas insiram os arquivos EDI de ocorrência, de entrega, e as faturas eletrônicas, além do canhoto de entrega digitalizado.

Análise de gastos com frete

ERP: Gera relatórios padrão (listagem dos CT-es, NF-es, etc).

TMS: Gera relatórios e indicadores personalizados, analisando custo de frete por cliente, praça de atendimento, centro de custo, produto e transportadora. No final do período, o sistema analisa o histórico de custos com frete e sugere melhorias que poderão gerar redução de custos com frete.

Conferência de Fatura

ERP: Insere as faturas manualmente (digitando) e o próprio usuário confere documento a documento para fazer a liberação (aprovação) da fatura.

TMS: O sistema confronta a fatura eletrônica com todos os CT-es emitidos pela transportadora, analisando se há algum documento cancelado, com divergência de valor, sem aprovação ou sem baixa de entrega que estejam associados à fatura. Com a “Alçada de Aprovação” (Workflow) é possível definir níveis de aprovação. Por exemplo: divergências até R$100,00 podem ser aprovadas pelo analista, acima desse valor, é necessária a aprovação de um coordenador.

Concluindo, tanto o ERP quanto o TMS são excelentes sistemas, mas são usados para objetivos diferentes. Para ter uma gestão logística realmente eficiente o ideal é investir em um TMS e integrá-lo ao seu ERP.

O que achou dessa matéria? Você já utiliza algum desses sistemas? Deixe seu comentário!