Em vez de ler, que tal ver o vídeo?
Comunicação é uma coisa interessante. É algo que, de certa forma, já nascemos sabendo. Mas claro, com o tempo aprendemos a aperfeiçoar.
Nos dicionários, comunicação é definida como “troca de informações”, “ação de transmitir uma mensagem” e até “estabelecer uma relação com algo ou alguém”. Podemos perceber que, afinal, comunicar não se limita a fala.
Por exemplo, pense em você quando era um bebê e estava com fome ou dor. Precisava transmitir essa mensagem para sua mãe para receber aquilo que necessitava, certo? No início, essa comunicação não é muito eficiente, pois a mãe precisa “decodificar” a mensagem para entender qual é a necessidade de seu filho, o que pode demorar um pouco. Quando você era uma criança um pouco maior e já sabia falar “mamãe, estou com fome”, com certeza seu objetivo era alcançado muito mais rapidamente, pois sua comunicação era mais eficiente. Portanto, os resultados virão mais rápido, não apenas porque você sabe falar, mas por que a mensagem foi objetiva e clara. Com isso, podemos concluir que a rapidez na comunicação é algo importantíssimo para resolver um problema.
A velocidade na troca de informações também é algo que vem evoluindo com o tempo, para nossa alegria! Por exemplo, quando precisa se comunicar com uma pessoa que está distante, você consegue se imaginar enviando uma carta e esperando semanas por uma resposta? Isso funcionava muito bem há algumas décadas, mas hoje em dia não nos atende mais.
A tecnologia nos ajudou muito nessas questões. Evoluímos para o telefone, e-mail, e, atualmente, o WhatsApp, que nos permite ter uma resposta em poucos minutos, ou até em tempo real. Estamos acostumados com respostas rápidas. A grande maioria das pessoas desaprenderam a esperar. Não digo que isso é bom ou ruim, é apenas uma característica da população dessa década. Uma característica que tende a se intensificar cada vez mais, pelo que podemos perceber.
Mas, afinal, o que tudo isso tem a ver com a logística? Tudo!
Em qualquer área de uma empresa, é preciso trocar informações. No ambiente corporativo, a velocidade com que a informação chega ao interessado reflete na qualidade dos serviços prestados ao cliente.
O real objetivo da empresa toda
No final das contas, não importa se você trabalha na logística, administrativo, vendas, financeiro, fiscal… O objetivo final de uma empresa é sempre o mesmo: entregar para o cliente. É aí que o ciclo se fecha. Para que a empresa tenha lucro e possa “sustentar” todas as áreas, é preciso produzir um produto, que precisa ser vendido para o cliente, que precisa receber a sua mercadoria.
Em todo esse processo, a comunicação está mais do que presente. Ela é fundamental a todo momento, inclusive na logística. Como já vimos, o objetivo da comunicação é transmitir uma informação. Essa “informação” pode ser uma posição de entrega, uma ação de ocorrência, um CT-e ou NF-e, por exemplo.
Comunicação interna – Produtividade e Qualidade!
Perceba, em uma empresa a comunicação entre as áreas precisa (obrigatoriamente!) ser muito eficiente. Afinal, realmente um setor depende do outro. O comercial precisa saber se seu cliente já recebeu a mercadoria ou como está o andamento da entrega. O financeiro precisa de informações da logística para saber se os valores cobrados pela transportadora estão corretos (e se essa conferência ainda não é feita, sinal vermelho! Veja aqui a importância de conferir as faturas de transporte). É imprescindível que todos que precisarem de uma informação que faça parte do processo tenham acesso a ela rapidamente. A má comunicação na logística e na empresa como um todo pode causar grandes problemas nos resultados, nas finanças e no relacionamento com clientes e parceiros.
Comunicação na logística com clientes e parceiros – Não perca a credibilidade!
Quando um cliente liga pedindo uma informação (como, por exemplo, sobre o andamento da entrega) o que irá acontecer? Qualquer um que o atender saberá responder prontamente? Primeiramente, o ideal seria que o cliente nem precisasse ligar, concorda?
Vamos mais além. Você sabe como está o andamento das entregas? Como a transportadora te posiciona sobre as ocorrências? Se você só fica sabendo que houve um problema na entrega quando o cliente liga para reclamar, tem algo muito errado aí!
Ter a informação em mãos e, de preferência, em tempo real, pode evitar muitos constrangimentos, dores de cabeça e até prejuízos. Sabemos que imprevistos podem acontecer a qualquer momento, principalmente no transporte. Mas é imprescindível que essa informação chegue rápido o suficiente para que a resolução do problema venha de forma proativa e não reativa. Por isso, para uma boa comunicação na logística, é importante que as informações de todas as áreas sejam de fácil acesso. De preferência, que estejam em uma única base, onde todos possam acessar quando for necessário (claro, aquilo que é cabível para cada setor). Mas como fazer isso?
Como ter as informações sempre em mãos
Como já vimos, a tecnologia vem ajudando muito na evolução da comunicação. Não é diferente na logística. Hoje, existem plataformas de gestão logística que integram todas as áreas da empresa, os clientes e os fornecedores. Assim, todas as informações ficam disponíveis para os interessados no processo, facilitando a resolução de problemas, trazendo confiança para o seu cliente e credibilidade para sua empresa.
Essas plataformas são parecidas com o TMS (Transportation Management Systems ou Sistema de Gerenciamento de Transportes). Mas, diferente dos sistemas mais antigos, esses softwares são em nuvem, totalmente online, o que possibilita essa centralização de informações.
Hoje em dia, a maior parte das nossas informações já estão na nuvem: e-mail, redes sociais, praticamente tudo que acessamos online. Essa é a forma mais segura de armazenar dados importantes, já que não há risco de perde-los caso seu computador queime ou seja roubado, por exemplo.
Utilizando um sistema de gerenciamento de transporte, como o Active OnSupply, por exemplo, os seus transportadores podem te posicionar sobre o andamento das entregas lançando ações de ocorrências sem que você precise ligar para ter essa informação.
O comercial também pode ter acesso para saber se o seu cliente recebeu ou não a mercadoria. O cliente, por sua vez, não precisará ligar para saber sobre a entrega. Ele poderá acessar o andamento das entregas online, com poucos cliques e a qualquer hora do dia.
O financeiro terá a certeza de que os valores cobrados pela transportadora realmente estão corretos, e que os CT-es serão pagos uma única vez, sem duplicidade. Isso porque o sistema fará a conferência e auditoria automaticamente, mostrando apenas os CT-es que têm alguma divergência para ser resolvida.
Tudo isso em um único sistema, uma única base, uma comunicação unificada, eficiente e rápida. Esse é o futuro da logística. As empresas que já têm essa visão e atuam dessa maneira, com certeza estão um passo à frente.
