Na etapa de pagamento do serviço de transporte, você pode ter prejuízos sem perceber. Isso acontece quando não fazemos corretamente ou até mesmo deixamos de fazer um processo importantíssimo: a conferência de faturas de transporte.
Por que eu devo fazer conferência de frete?
Sua empresa já foi vítima de cobranças em duplicidade? É muito comum identificar divergências entre os valores que foram calculados e os valores realmente cobrados pelo transportador. Se a conferência não é feita de forma minuciosa, um CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) que foi cobrado em uma fatura anterior pode ser cobrado novamente, sem que você perceba. Quando há um grande volume de CT-es gerados em um período, esses erros realmente podem passar despercebidos, principalmente se a conferência é feita manualmente ou através de planilhas.
Esse é um problema que pode trazer gastos desnecessários. Conferir as faturas para identificar se há divergências é fundamental para uma boa gestão logística. Ações simples podem resultar em uma redução de custos considerável.
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Estou conferindo corretamente as faturas?
Algumas organizações até fazem o controle dos fretes e das faturas, mas através de planilhas. Nesse caso, são necessárias horas digitando cada um dos CT-es gerados pela transportadora. Ainda assim, é uma conferência não muito assertiva, suscetível a erros, como todo trabalho manual. O pior é que se esses erros passam despercebidos, a empresa toda sofre com a perda de receita.
Outro problema frequente é a dificuldade na comunicação entre os setores. Muitas vezes, a conferência das faturas fica a cargo do financeiro que, no fim das contas, não tem propriedade e segurança para saber se os valores estão corretos, de acordo com o que foi combinado entre a logística e a transportadora. Assim, o financeiro precisa ligar para a logística para confirmar essas informações, e lá se vai mais tempo perdido.
Como conferir faturas de forma assertiva?
Para evitar todo esse prejuízo é necessário fazer uma auditoria eficiente das faturas e dos Conhecimentos de Transporte. Hoje, as empresas mais atualizadas utilizam plataformas para gestão logística (como um TMS) que, além de fazer a gestão de toda a operação, também fazem a conferência das faturas e dos CT-es automaticamente. Além disso, eles são integrados às outras áreas, resolvendo as falhas de comunicação com o financeiro, fiscal e comercial, que podem consultar as informações pertinentes ao seu respectivo setor sempre que precisarem.
Veja nesse post o que é quais são os benefícios de ter um TMS na sua logística.
Espero que esse conteúdo tenha sido útil. Se tiver algo a acrescentar ou alguma sugestão de novos temas, deixe seu comentário!
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