Na etapa de pagamento do serviço de transporte muitas empresas estão tendo prejuízo, muitas vezes sem saber. Isso acontece porque elas deixam de fazer (ou não fazem corretamente) um processo importantíssimo: a conferência das faturas de transporte.

 

Por que eu devo fazer conferência de frete?

É muito comum que as empresas identifiquem divergências entre os valores que foram calculados e os valores realmente cobrados pelo transportador. Quando há um grande volume de CT-es (Conhecimentos de Transporte) gerados em um período, é muito comum que esses erros passem despercebidos.

Isso é um problema que pode trazer muitos gastos desnecessários. Conferir as faturas para identificar se há divergências é fundamental para uma boa gestão logística. Algumas ações simples podem resultar em uma redução de custos considerável.

 

Estou conferindo corretamente as faturas?

Algumas empresas até fazem o controle dos fretes e das faturas, mas através de planilhas. Nesse caso, são necessárias várias horas de digitação e trabalhos manuais (dependendo do volume de CT-es Gerados pela transportadora). Ainda assim, é uma conferência não muito assertiva, suscetível a erros, como todo trabalho manual. O pior é que se esses erros passam despercebidos, a empresa toda sofre com a perda de receita.

Outro problema encontrado na maioria das empresas é a dificuldade na comunicação entre os setores. Muitas vezes, a conferência das faturas fica a cargo do financeiro que, no fim das contas, não tem propriedade e segurança para saber se os valores estão corretos, de acordo com o que foi combinado entre a logística e a transportadora. Assim, o financeiro precisa ligar para a logística para confirmar essas informações, e lá se vai mais tempo perdido.

Além disso, muitas empresas sofrem com as cobranças em duplicidade. Se a conferência não é feita de forma minuciosa, um CT-e que foi cobrado em uma fatura anterior pode ser cobrado novamente, sem que você perceba.

 

Como conferir faturas de forma assertiva?

Para evitar todo esse prejuízo é necessário fazer uma auditoria eficiente das faturas e dos Conhecimentos de Transporte. Hoje, as empresas mais atualizadas utilizam plataformas para gestão logística (como um TMS) que, além de fazer a gestão de toda a logística, também fazem a conferência das faturas e dos CT-es automaticamente. Além disso, eles são integrados aos outros setores da empresa, resolvendo as falhas de comunicação com o financeiro, fiscal e comercial, que podem consultar as informações pertinentes ao seu respectivo setor sempre que precisarem.

Veja nesse post o que é quais são os benefícios de ter um TMS na sua empresa.

Espero que esse conteúdo tenha sido útil. Se tiver algo a acrescentar ou alguma sugestão de novos temas, deixe seu comentário!

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