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Saber como anda a performance de entregas da sua empresa é fundamental para garantir a satisfação de seus clientes e evitar prejuízos. Não podemos consertar algo se não soubermos o que está errado, não é? Por isso, analisar o OTIF irá ajudá-lo a identificar e resolver gargalos que podem estar atrapalhando o bom desempenho da sua logística e refletindo negativamente nos resultados da empresa.
Nessa matéria, vamos explicar o que é o OTIF, como calculá-lo e os principais benefícios que essa análise pode trazer para sua logística. Vamos lá?
O que é OTIF?
OTIF é um KPI (Key Performance Indicator), que também chamamos de Indicador-chave de Performance. A sigla OTIF vem do inglês On-time In-Full (No prazo e Completo).
Ou seja, esse indicador de desempenho avalia a qualidade do serviço de entrega das mercadorias, com base nas entregas realizadas dentro do prazo combinado e de acordo com as especificações exigidas pelo cliente. Em resumo, ele mostra qual é o percentual de entregas perfeitas realizadas pela sua empresa, sem falhas, sem atrasos e sem devoluções.
Se separarmos esses dois termos, no On-time consideramos o cumprimento dos seguintes critérios:
- Data;
- Local;
- Hora (ou janela de horas).
Já no In-full, consideramos:
- Qualidade (características, dimensões, etc);
- Quantidade;
- Identificação;
- Condição física (sem avarias);
- Outras especificações exigidas pelo tipo de mercadoria ou pelo cliente.
Por que o OTIF é importante para quem quer uma logística eficiente?
Analisar esse indicador de desempenho pode trazer diversos benefícios para a empresa. Vamos citar alguns:
· Identificar falhas e pontos de melhoria
Só conseguimos resolver uma situação quando identificamos que o problema existe. Ao analisar o percentual de OTIF conseguimos perceber se a empresa está realmente realizando um serviço de qualidade e identificar pontos de melhorias para atuar neles.
· Satisfação e fidelização dos clientes
Quando o cliente recebe a mercadoria no prazo e em perfeitas condições, ele fica satisfeito com a sua empresa, pode voltar a comprar e até mesmo indicar para outras pessoas.
· Redução de Custos desnecessários com devoluções
Quando tomamos ações para melhorar a qualidade das entregas e tomamos providencias para minimizar avarias, o cliente ficará satisfeito com a mercadoria e as taxas de devolução irão diminuir consideravelmente.
Como é feito o Cálculo do OTIF
Há duas formas de se considerar o percentual de OTIF da sua empresa:
1ª forma:
Para começar, precisamos levantar separadamente o percentual de entrega realizadas no prazo (on-time) e o percentual de entregas com a mercadoria em perfeito estado e de acordo com todas as especificações exigidas pelo cliente, sem nenhum erro (in-full).
Por exemplo, suponhamos que você tenha feito esse levantamento e constatou que 90% das entregas foram realizadas dentro do prazo e 70% foram entregues em perfeitas condições, sem avarias ou inconformidades. Agora, o cálculo é simples:
OTIF = On-time (% de entregas no prazo) X In-full (% de entregas em conformidade)
OTIF = 0,90 X 0,70
OTIF = 0,63 ou 63%
2ª forma:
Alguns segmentos exigem uma análise mais rigorosa. Por exemplo, imagine que sua empresa comercializa ovos de páscoa. Se os ovos chegarem perfeitos nos mercados, mas a páscoa já estiver passado, não podemos considerar que essa entrega foi bem-sucedida. O mesmo acontece se os ovos de páscoa chegaram antes do prazo, mas com o chocolate todo derretido. Em casos como esse, para que não haja insatisfação e prejuízo para o cliente, a entrega precisa atender aos dois critérios — chegar dentro do prazo e em prefeitas condições. Ou seja, se a entrega foi feita dentro do prazo, mas estava avariada (ou vice-versa) essa entrega não será contabilizada no percentual do OTIF.
Muitos consideram que a 2ª forma mostra um número mais fiel e realista de como realmente está o percentual de entregas perfeitas da empresa. Agora, cabe a você analisar qual delas se enquadra mais ao seu tipo de mercadoria e operação.
Para ter base para chegar nesses percentuais, primeiramente, é necessário documentar corretamente todas as informações e atividades que são realizados no transporte: atualizar o status das entregas, registrar os motivos de devoluções, incluir fotos nas ocorrências, etc.
Talvez fazer o levantamento dessas variáveis ainda não seja um hábito na sua logística. Por isso, para analisar corretamente o OTIF e outros indicadores de performance é necessária uma mudança de cultura na empresa.
A tecnologia também ajuda muito, pois se você tem um sistema de gestão logística todas essas informações já estão registradas nele e podem ser consultadas e compiladas facilmente. Alguns TMSs (Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transporte) já tem, inclusive, um painel com os principais indicadores e já apresentam o OTIF com base nas informações registradas no sistema. Dessa forma, não será necessário que você faça esses levantamentos e cálculos manualmente. Já pensou quanto tempo levaria para fazer todo esse trabalho sem um sistema?
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