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A importância do comprovante de entrega
O comprovante de entrega (ou canhoto) é um documento com uma função importante na operação de transporte e logística. Contendo a assinatura do recebedor e a data do recebimento, ele pode substituir a segunda via do CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e comprovar que a entrega da mercadoria foi realizada.
O canhoto tem finalidades fiscais e comerciais em processos judiciais ou administrativos que envolvam remetente e destinatário, conforme o Cenofisco (Centro de Orientação Fiscal).
Além disso, não apresentar o canhoto assinado pode acarretar em problemas para receber a fatura. Eles também podem ser solicitados em auditorias e processos jurídicos para comprovar que a Nota Fiscal foi emitida e recebida.
Por que o canhoto de papel está ultrapassado?
Por motivos até um pouco óbvios, armazenar esses canhotos de entrega no papel não é muito seguro, além de não ser nada prático.
Nos dias atuais, uma infinidade de documentos e materiais que antes existiam apenas no papel está sendo substituída pela versão digital. Os famosos e-books estão aí e não nos deixam mentir! Indo um pouquinho mais longe, vamos lembrar dos clássicos álbuns fotográficos que nas reuniões de família eram resgatados de dentro das caixas empoeiradas. Os álbuns ainda existem, mas hoje, a grande maioria das fotos são digitais. Qual foi a última vez que você “revelou” ou imprimiu uma fotografia?
Como sempre dizemos, a tecnologia precisa ser aliada da logística. Precisamos aproveitar as inovações e novidades para facilitar o dia a dia de quem trabalha no setor de logística e transporte.
Os motivos para substituir o comprovante de entrega no papel pelo digital são muitos, mas vamos enfatizar os dois principais:
Praticidade
É muito mais fácil localizar um comprovante de entrega que é armazenado digitalmente. Com poucos cliques e sem precisar passar horas procurando em caixas empoeiradas. Além, claro, do espaço físico que é economizado e de todas as crises alérgicas que são evitadas.
Segurança
Não é difícil perder um comprovante em papel, e o material se deteriora muito facilmente. Pode rasgar, sujar, etc. O grau de segurança é baixíssimo.
Como digitalizar e armazenar os canhotos de forma eficiente?
Com certeza a melhor opção é utilizar os canhotos digitais. Hoje, existem aplicativos de celular para acompanhamento de entrega que permitem digitalizar os comprovantes. O motorista pode lançar as ocorrências através do aplicativo e anexar a imagem do comprovante de entrega. Você recebe essas informações em tempo real no seu TMS ou sistema de gestão.
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