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Ter uma gestão automatizada de seus processos é um diferencial competitivo que traz resultados significativos. No setor de logística e transporte, essa automação e eficiência nos processos são essenciais para trazer bons resultados, inclusive financeiros. Neste post, vamos abordar por que o TMS para embarcador é importante para tornar sua operação mais eficiente, mais econômica e com resultados cada vez melhores. Se quiser mais detalhes sobre o TMS para transportadores, leia esta outra matéria.
O que é TMS?
TMS (Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transporte), como o nome diz, é um sistema voltado para transporte. Mais especificamente, são softwares que automatizam e facilitam a gestão de transportadoras, distribuidores, e-commerces e empresas que terceirizam o frete. O objetivo desses sistemas é automatizar rotinas manuais, evitar retrabalho e tornar a operação mais precisa e eficiente.
A maioria dos TMS utilizam o EDI (troca eletrônica de dados) que facilita muito a comunicação entre os parceiros com a troca de documentos como CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), ocorrências, faturas e pré-faturas de forma rápida, transparente e sem os erros causados pelo preenchimento manual de informações. Entenda melhor o que é EDI e por que ele é importante para uma logística eficiente.
Existem dois tipos de TMS: para transportador e para embarcador (empresas que contratam transportadoras). Neste post, vamos trazer mais detalhes sobre o segundo.
TMS para Embarcador
O TMS para embarcador (empresas que contratam transportadoras) tem como função automatizar a gestão dos fretes e acompanhamentos das entregas. Hoje em dia, existe no mercado sistemas ainda mais modernos que não precisam ser instalados. São muito parecidos com um site ou portal, pois podem ser acessados pela internet. Ou seja, esse tipo de portal é muito mais econômico do que os TMS comuns, pois dispensa custos com servidores, técnicos, backup, etc. Outra vantagem do TMS para embarcador, é que esses portais permitem a integração de informações com seus transportadores e clientes, facilitando a comunicação e tornando sua operação ainda mais rápida e eficiente.
O TMS para embarcador pode ser integrados a outros sistemas, como o ERP, integrando todos os setores da empresa.
Um bom portal/TMS para gestão de fretes deve proporcionar:
- Conferência de fretes automática. Muitas empresas fazem essa conferência manualmente, através de planilhas ou nem sequer conferem os valores de fretes! Entenda como a conferência de fretes interfere na economia de recursos.
- Acompanhamento das entregas e controle de ocorrências, tanto para você quanto para que os seus clientes acompanhem. Isso elimina muitos gastos com infraestrutura de atendimento, já que seu cliente pode consultar informações da entrega a qualquer momento, sem precisar ligar pra você. Veja com mais detalhes como o acompanhamento de entregas otimiza sua logística.
- Orçamento de frete, para garantir economia nas negociações. Automatizando as cotações de frete, o sistema irá indicar para você, com base nas tabelas de frete previamente cadastradas, qual é o transportador com o melhor preço e prazo para a entrega/coleta, sem que você precise comparar valores e prazos manualmente, ligar, enviar e-mail…
- Integração com o financeiro e fiscal, para evitar pagamento de fretes em duplicidade, erros de digitação e eliminar retrabalho com inserção de informações manualmente (digitando), que, vamos combinar, ninguém merece…
- Ordem de coletas e romaneios automáticos. Gerando as ordens de coleta por um sistema, você pode enviá-la automaticamente para o transportador, sem precisar perder tempo ligando ou enviando e-mail. Gerando os romaneios automaticamente, além de economizar tempo, você evita carregamentos indevidos e tem um controle maior sobre as notas transportadas.
- Gráficos e relatórios gerenciais para que você possa acompanhar os resultados e tomar decisões e providências assertivas e mais rapidamente.
Por que automatizar a gestão dos meus fretes?
Como já falamos na matéria “Logística eficiente traz bons resultados financeiros”, use a tecnologia a seu favor! Investir na infraestrutura logística cria um diferencial competitivo para as empresas. Uma gestão de transportes mais eficiente resulta em redução de custo e em maior competitividade, aumentando os lucros. Empresas que investem na automatização dos processos logísticos veem em poucos meses uma redução de 3 a 8% nos gastos com a logística!
“Mas se eu vou automatizar todos os processos, o que vou fazer com os funcionários que fazem essas funções?”. O objetivo do TMS para embarcador é melhorar a produtividade facilitando o trabalho das pessoas. Com um sistema que automatize rotinas manuais e repetitivas, os funcionários poderão fazer atividades que realmente são importantes para o crescimento da sua empresa e suas habilidades e competências serão melhor aproveitadas.
Como já comentamos em outro post, a redução de custo só é conquistada com processos eficientes, e processos eficientes só acontecem com investimentos. Os ganhos são tão significativos que o sistema “se paga” e o retorno vem em poucos meses.
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