Em vez de ler, que tal assistir ao vídeo?
Tão importante quanto receber é controlar tudo que será pago. Todas as contas que você paga, desde a conta de luz até a peça do veículo, devem fazer parte do controle que chamamos de Contas a Pagar.
Hoje, vamos explicar qual é a melhor forma de ter um controle eficiente das suas contas a pagar.
Como se fazia antigamente?
Antigamente as empresas trabalhavam com a pasta sanfonada, já ouviu falar nisso?
É uma pasta com várias divisões, uma para cada dia do mês, e sempre que você precisava saber o valor das contas a pagar, era preciso pegar a pasta e somar todas as contas.
Ainda bem que esse tempo já passou, dava um trabalhão danado…(risos)
Hoje em dia é comum que no começo as transportadoras controlem tudo no excel, mas à medida que a empresa vai crescendo, esse controle fica muito difícil e centralizado em uma única pessoa, o que não é bom.
Hoje em dia, qual é a melhor forma de controlar as contas a pagar da sua transportadora?
Bom, então se as pastas sanfonadas estão ultrapassadas e o excel não é a melhor opção para controlar o financeiro, então qual é a forma mais eficiente de gerenciar as contas a pagar?
Com certeza é utilizando o módulo financeiro de um bom sistema TMS.
Uma prática primordial é, assim que foi feita uma compra ou recebido um boleto, já lançar no contas a pagar com o seu devido vencimento. É de extrema importância saber tudo que precisa ser pago por dia de vencimento.
Hoje em dia, quando uma conta chega é só lançar no sistema TMS com o vencimento correto, e quando você precisa de alguma informação é só fazer uma consulta ou tirar um relatório.
Outra ação muito importante é classificar as contas em seus grupos de despesas. Por exemplo, a folha de pagamento é um grupo de despesas. Todas as contas que se referem a esse grupo, como o adiantamento, vales, salário, prêmio, bonificação, comissão, etc, são lançadas no grupo de despesas da folha de pagamento.
Com o grupo de despesas fica mais fácil saber para onde está indo o dinheiro.Tendo as contas separadas por grupo fica muito mais fácil saber quanto a empresa gasta com veículos, combustíveis, administração, agregados…
Se você tiver o módulo financeiro no seu TMS é muito simples obter essas informações.
Por isso, na hora de contratar um sistema, verifique se existe um módulo financeiro e se ele tem as funções básicas para você fazer um fluxo de caixa.
Diferente dos boletos de cobrança que você recebe dos clientes, os valores dos boletos que você paga saem da sua conta na mesma hora. Se não tiver saldo a conta fica negativa ou o pagamento é recusado pelo banco. Também é muito importante observar as datas dos pagamentos, pois se você atrasar e não pagar no vencimento, o próprio banco vai cobrar os juros pelo atraso.
Dependendo do valor da fatura os juros são significativos e podem comprometer o lucro da empresa. Nesses casos, é melhor entrar em contato com o fornecedor e negociar uma prorrogação no vencimento do que pagar juros.
Existem contas em que não existe negociação, como luz e água. Atrasou, vai pagar juros…
O controle das contas a receber junto com o do contas a pagar formam o fluxo de caixa, que foi um dos assuntos que explicamos com detalhes no curso Começando Certo.
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