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Como já vimos aqui no blog da Active, o gerenciamento das ocorrências de transporte é uma etapa que merece muita atenção. Todos os departamentos de uma empresa (desde o comercial, financeiro, operacional, até a logística e transporte) trabalham com um objetivo comum: fazer com que o cliente receba o produto que produzimos ou distribuímos. Um setor depende do outro e todos estão interligados.
Sendo assim, o bom andamento das entregas e a gestão de ocorrências de transporte não é um problema só da logística, pois reflete nos resultados da empresa como um todo.
Pensando nisso, nesta matéria listamos quatro passos importantes para você começar (ou aperfeiçoar) a gestão das ocorrências de forma realmente eficiente.
1º passo: Estabelecer regras claras
São muitos os envolvidos e interessados em uma entrega:
- – O comercial da sua empresa, que vendeu o produto e quer o cliente receba a mercadoria e fique feliz com a compra;
- – A logística, que é responsável por todo o processo da entrega;
- – A transportadora, que irá entregar a mercadoria e precisa deixar a logística a par sobre o andamento da entrega;
- – O financeiro, que irá liberar o pagamento para o transportador e receberá o pagamento do cliente (se a mercadoria for entregue);
- – E finalmente o seu cliente, que precisa receber o produto que ele comprou.
Nesse cenário, cada um tem um papel importante também na resolução das ocorrências. É preciso estar claro quem é o responsável por cada uma das ações que precisam ser tomadas para resolver o problema.
2º passo: Registrar as ocorrências de transporte
É importante que as ocorrências sejam registradas por vários motivos. Para tratar as ocorrências (que é o próximo passo que vamos detalhar) é preciso ter o registro delas em um sistema TMS (Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transporte). Isso também será útil para fazer análises e implementar melhorias. Sendo assim, o registro das ocorrências de transporte é essencial para o gerenciamento das entregas. Se você ainda não utiliza um TMS para gerenciar sua logística, entenda como ele funciona e porque é tão importante para uma gestão eficiente.
O ideal é que esse registro das ocorrências de transporte seja feito em tempo real, ou seja, assim que o problema acontecer. Portanto, é preciso que o próprio motorista as cadastre.
Para isso, existem aplicativos de celular que foram desenvolvidos especialmente para facilitar esse processo. Através do aplicativo, o próprio motorista registra as ocorrências no momento em que aconteceram e pode, inclusive, anexar fotos e documentos, como o comprovante de entrega digitalizado, por exemplo. A ocorrência aparece automaticamente no seu TMS ou no painel de controle (que serve para que o embarcador ou transportador acompanhem o andamento de todas as entregas)
Desta forma, todas as ocorrências ficam registradas no seu TMS, o que facilita o controle e resolução dos problemas.
3º passo: Tratar as ocorrências
As providências para resolver o problema precisam ser tomadas o mais rápido possível. O ideal é que, da mesma forma que as ocorrências, as ações também sejam registradas no TMS.
O que precisa ser feito? Por quem? Qual é o prazo? Quais ações já foram tomadas? Todas essas informações precisam ser cadastradas junto à ocorrência. Desta forma, todos os interessados conseguem saber sobre o andamento da resolução do problema.
4º passo: Analisar
Todos os passos anteriores permitem que esse último (e importantíssimo!) passo seja possível. A partir do registro das ocorrências, é possível quantificá-las, gerar relatórios e indicadores de desempenho.
Dessa forma, conseguimos:
- – Identificar pontos de melhoria;
- – Verificar quais ocorrências acontecem com mais frequência e tomar providencias para minimizar o problema;
- – Medir a performance da transportadora e/ou dos motoristas com base nas entregas realizadas com sucesso e dentro do prazo;
- – Manter o cliente sempre atualizado sobre o andamento das entregas de sua mercadoria, diminuindo gastos com atendimento ao cliente.
Seguindo esses passos, com certeza haverá redução de custos na logística e os clientes ficarão muito mais satisfeitos.
