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Investir em um sistema de logística é uma decisão importante que trará muitos benefícios para a empresa toda. Com uma logística bem gerenciada e processos organizados e automatizados, há economia de tempo e de recursos, o que com certeza ira refletir no melhor resultado da organização como um todo.
Como escolher um TMS (Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transporte) é uma grande responsabilidade, é preciso fazer uma boa escolha para evitar problemas no futuro. Alguns gestores elegem um software de gestão sem se atentar a critérios importantes e mais a frente percebem que não fizeram uma escolha tão assertiva.
Pensando nisso, elaboramos essa matéria mostrando a você quatro pontos importantíssimos que devem ser acrescentados nos seus critérios de avaliação e escolha de um bom TMS.
Dica 1 – Não compare preço, compare custo-benefício
Um dos grandes erros de alguns gestores, na preocupação de economizar verba, é escolher o TMS mais barato, colocando o preço como o principal critério de avaliação. Como nossos avós já diziam — e ouvimos até hoje — o barato pode sair caro!
Com certeza é importante verificar o valor que será desembolsado no projeto. No entanto, é mais inteligente e acertado analisar o custo-benefício, e não puramente o preço. Desta forma, você garante que realmente haverá redução de custos a médio e longo prazo, e não apenas uma economia momentânea que pode gerar prejuízos mais à frente.
A melhor maneira de comparar as propostas e para escolher o investimento mais vantajoso é calculando o ROI (Return On Investment ou Retorno Sobre Investimento, no português). Através desse cálculo é possível verificar em quanto tempo você irá recuperar o valor investido no projeto. É fazendo o ROI que percebemos se o projeto será realmente um investimento ou apenas mais um gasto. Um projeto que realmente vale a pena é aquele que “se paga” com o tempo. Ou seja, que traz benefícios, bons resultados e proporciona otimização de tempo nos processos e tarefas do dia a dia. Com isso, é possível perceber uma redução considerável dos custos em poucos meses.
Como fazer o ROI?
Para elaborar o ROI devem ser considerados todos custos que a logística tem hoje, tanto os tangíveis quanto os intangíveis. Nesse caso, os itens tangíveis são aqueles que podem ser medidos em dinheiro. Já os intangíveis são benefícios que não podem ser medidos em números, mas que são percebidos e fazem grande diferença no sucesso da operação logística.
Alguns exemplos de itens tangíveis são:
- O gasto atual com frete e quanto será economizado com uma conferência efetiva;
- Quantas horas dos analistas que fazem a conferência manual do frete serão economizadas e quanto isso representa em dinheiro, com base nos salários deles;
- O custo estimado de vendas perdidas por atraso na entrega, devido à falta de um acompanhamento de entregas eficiente;
- Entre outros.
Alguns exemplos de itens intangíveis são:
- Manter o cliente satisfeito entregando as mercadorias no prazo;
- Conseguir visualizar facilmente a performance de entrega de seus transportadores;
- Facilidade e confiança na tomada de decisões, tendo como base indicadores e gráficos claros e precisos.
- Entre outros.
Dica 2 – Analise qual é a preocupação do fornecedor: só te vender ou realmente resolver o seu problema?
Isso é fácil de perceber. É só analisar qual é o processo e as etapas de venda do fornecedor. Uma empresa de software séria trabalha com a negociação ganha-ganha. Ou seja, o sucesso da empresa depende primeiro do seu sucesso. Por isso, o vendedor não está preocupado apenas em bater a meta do mês, ele quer que você fique satisfeito com o sistema de logística e realmente tenha ganhos com o projeto. Ele será transparente e fará o máximo para lhe oferecer uma solução que realmente se adeque às suas necessidades, ao invés de te empurrar um software que você não precisa.
Para isso, o ideal é que o fornecedor seja mais que um vendedor, ele terá um papel de consultor. Assim, o primeiro passo será fazer um levantamento. O consultor demonstrará interesse pela sua operação, fará diversas perguntas sobre a sua empresa e seus processos para compreender quais são suas principais dificuldades e até mesmo identificar algumas falhas que você mesmo ainda não percebeu. Afinal, esse é o papel de um consultor.
Esse vendedor diferenciado fará perguntas não apenas sobre a logística, mas também sobre as outras áreas que estão interligadas e conversam com o seu setor, como o financeiro, o fiscal, o comercial e até mesmo a diretoria. Desta forma, ele terá conhecimento e informações suficientes para elaborar um diagnóstico da sua operação e, só então, lhe apresentar uma proposta adequada.
Dica 3 – Verifique como seus dados serão armazenados
Os gestores de logística dariam mais atenção a esse item se soubessem a real importância dele. Ao escolher um sistema de logística, você irá armazenar nele todas as informações da sua logística, e tenho certeza de que são informações muito valiosas, não é mesmo? Documentos fiscais, comprovantes de entrega, registros de contatos, etc. É importante verificar onde esse sistema fica hospedado e como essas informações são armazenadas.
Para isso, não precisa ser expert em tecnologia. É bem simples: hoje, a forma mais moderna e eficiente é o armazenamento em nuvem. Alguns sistemas utilizam armazenamento local, em servidores físicos que ficam na própria empresa. Essa não é uma maneira muito segura. Com uma simples queda de energia você poderia perder dados importantes da sua empresa.
Então, ao escolher seu software de gestão da logística, certifique-se de que o armazenamento é feito em nuvem. O TMS Active OnSupply, por exemplo, fica hospedado na plataforma da Amazon Web Services (AWS), que é referência mundial em computação em nuvem.
Dica 4 – Não pergunte “se” faz, pergunte “COMO” faz
Alguns sistemas dizem fazer tudo. Mas como esse “tudo” é feito? Uma das grandes vantagens de implementar um sistema de logística é automatizar algumas tarefas, tornando os processos mais rápidos e precisos.
Por exemplo, uma das tarefas mais trabalhosas para a área de logística é conferir o frete em todos os seus detalhes. Tanto é que as empresas que não têm um sistema para automatizar essa tarefa acabam simplesmente não fazendo a auditoria ou conferem por amostragem. Desta forma, acabam por pagar muito mais do que deveriam e saem no prejuízo.
Vamos imaginar dois softwares de gestão logística que dizem fazer a conferência automática dos fretes.
No entanto, no “Sistema A” o usuário precisa inserir manualmente os arquivos XML dos CT-es (Conhecimento de Transporte Eletrônico). Além disso, ele faz a conferência apenas do valor total do frete. E como saber exatamente o que foi cobrado errado? Alguma taxa foi calculada errada ou algum adicional que não estava combinado foi cobrado?
Já o “Sistema B” busca os CT-es automaticamente na SEFAZ (Secretaria da Fazenda) e faz a auditoria de todos os campos do documento, apresentando exatamente qual item foi cobrado com divergência.
Tanto o “Sistema A” quanto o “Sistema B” dizem ter a funcionalidade de conferência automática dos fretes. Mas, qual deles realmente é eficiente nessa tarefa? Nesse exemplo, com certeza o “Sistema B” é muito mais completo e irá trazer muito mais economia de tempo do que o “Sistema A”.
Percebeu a diferença? Isso se aplica em todas as outras funcionalidades que um software disponibiliza. Não adianta só fazer, é preciso fazer direito, de forma completa. Fique atento, pois no mercado existem muitos sistemas que apenas “fazem”, mas não atenderão todas as necessidades da sua empresa. O complicado é descobrir isso só depois de fechar negócio…
Quer mais dicas para acertar na escolha de seu TMS e evitar dor de cabeça no futuro? Preparamos esse guia gratuito para te ajudar a escolher um sistema de qualidade e que realmente irá otimizar sua operação e trazer redução de custos. Baixe e confira:
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