Em vez de ler, que tal assistir ao vídeo?
Essas são duas das cobranças mais ouvidas pelos gerentes e coordenadores de logística. “Temos que fazer mais com menos”, é o que sempre dizem. Para conseguir melhorias constantes no nível de serviço logístico, mas com a pressão de reduzir custos sempre, é preciso fazer milagres, certo? Errado!
Não é milagre, é inteligência e estratégia. Há maneiras de otimizar os processos, tornando os resultados mais eficientes e, ao mesmo tempo, reduzindo custos desnecessários.
Quer saber como? Vamos ver em detalhes nessa matéria.
Afinal, o que significa melhorar o nível de serviço?
O nível de serviço logístico nada mais é que a qualidade e desempenho dos serviços prestados pelo fornecedor ao seu cliente. Para qualquer empresa, esse é um fator importantíssimo, pois a qualidade na entrega da mercadoria é percebida pelo cliente e resulta em sua satisfação (ou insatisfação).
O que REALMENTE é reduzir custos?
“Reduzir custos” é muito diferente de “cortar investimentos”. É comum ouvirmos gestores dizendo “não vou investir nisso, pois estamos reduzindo custos”. O que muitos não analisam é que certos “custos” na verdade são investimentos, que poderão trazer retornos muito maiores, inclusive nos lucros da empresa.
Afinal, a grande razão para essa busca desesperada pela redução de custos é conseguir lucrar mais. O lucro nada mais é do que os ganhos menos os gastos. Logicamente, quando se gasta menos, sobra mais e o lucro é maior.
Um ponto importante que muitas vezes não é observado é que para aumentar os lucros existe outra questão tão importante quanto reduzir custos: é preciso aumentar a produtividade!
Quando esses dois pontos são observados (a redução de custos aliada ao aumento da produtividade), aí sim temos uma equação de sucesso!
Como fazer mais com menos?
Aumentar a produtividade é o ponto chave para melhorar os resultados. Mas, como fazer isso? Simples, automatizando processos! Já falamos diversas vezes aqui no blog que um gestor inteligente usa a tecnologia ao seu favor e a favor de sua equipe.
Quando se investe em um software para otimizar processos logísticos, há um investimento inicial, com certeza. Porém, esse é um investimento que “se paga” em alguns meses. Esse é um belo exemplo da frase “reduzir custos não é cortar investimentos”. Ou seja, os ganhos que um sistema traz para a logística são muito maiores do que o que foi investido. Esse é o famoso ROI (Retorno sobre Investimento).
ROI
O ROI (Return on Investment ou retorno sobre investimento) é a maneira mais clara de enxergar exatamente quais serão os retornos obtidos com um projeto. É fazendo o ROI que percebemos que será realmente um investimento e não apenas mais um gasto.
Para elaborar o ROI, devem ser considerados todos os custos que a logística tem hoje e como eles serão minimizados. Isso inclui tanto os valores que são realmente em dinheiro (como os valores que são pagos de frete), quanto os gastos que ficam “ocultos” no dia a dia (como a mão de obra para fazer tarefas manuais).
Quais tarefas e operações podem (e devem) ser automatizadas?
Quando estamos acostumados a fazer algo diariamente, muitas vezes não nos damos conta do quão trabalhosa e demorada essa tarefa é. “Sempre fiz assim e nunca tive problema”, é um argumento usado frequentemente. Nós “entramos no automático” e tudo parece “normal”. Como se perder horas ou dias digitando e conferindo documentos não fosse um problema.
Esse é o primeiro ponto: identificar e reconhecer os problemas e dificuldades. Pare, pense um pouco e analise as tarefas que você e sua equipe fazem no dia a dia.
Resumindo, esse é o segredo: trabalhos manuais, repetitivos e demorados (como digitação e conferências) devem ser automatizados. Sua equipe deve se preocupar com tarefas realmente estratégicas e que precisam de inteligência.
Para facilitar essa análise, vamos dar exemplos de tarefas que devem ser automatizadas através de sistemas ou aplicativos de gestão logística.
Gerar Indicadores (KPIs)
A análise gerencial da operação é uma das funções mais importantes do gerente de logística. Como há um grande volume e diversidade de informações, a maneira mais fácil de visualizar os resultados é através de gráficos.
Um bom TMS (Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transporte) gera gráficos claros e precisos que facilitarão as análises e as tomadas de decisão.
Conferência / Auditoria de fretes
Uma das tarefas mais trabalhosas para a área de logística é conferir o frete em todos os seus detalhes. São muitas variáveis a considerar, como peso, volumes, valor de mercadoria, local de entrega, seguro, gerenciamento de riscos, tipo de serviço, entre outros itens. Quando há um grande volume de CT-es (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e faturas, conferir todos esses detalhes é humanamente impossível. Desta forma, é muito comum que algumas empresas façam uma conferência por amostragem, ou nem mesmo façam a conferência! Essa atitude pode acarretar em pagamentos errados ou em duplicidade, trazendo muitos gastos desnecessários. Isso é exatamente o que não queremos, não é mesmo?
Todo esse trabalho pode ser feito automaticamente através de um TMS, economizando dinheiro e muitas horas de trabalho.
Alguns sistemas contam ainda com o processo de aprovação das divergências vinculado ao controle financeiro de pagamento de faturas.
Agora, se você ainda não faz a conferência dos fretes, passou da hora de começar!
Rastreamento das entregas (Tracking)
O cumprimento dos prazos deve ser acompanhado de perto. É muito comum que essa etapa da operação seja um pouco desorganizada. Os clientes ligam o tempo todo para saber onde está a mercadoria, o SAC e o comercial ligam para a logística, a logística não tem essa informação em tempo real e precisa verificar com a transportadora ou com o motorista. Essa desorganização e falta de informação gera muito desperdício de tempo e pode trazer grandes riscos para empresa como um todo, pois entregas malsucedidas significam clientes insatisfeitos.
O cenário ideal é que o cliente e as áreas interessadas não precisem ligar frequentemente para a logística para saber sobre o andamento das entregas. Essas informações precisam estar disponíveis em um sistema de gestão logística para que todos os envolvidos e os clientes possam acessar a qualquer momento.
Controle de ocorrências
Ter problemas com as entregas é uma situação que não desejamos, mas acontece. As ocorrências de entrega podem ser originadas por qualquer uma das partes envolvidas. Ou seja, o cliente pode devolver a mercadoria porque o pedido está em desacordo, ou porque a mercadoria foi avariada no caminho, ou o motorista pode encontrar o estabelecimento fechado, entre outras diversas situações.
Independentemente do responsável pela ocorrência, deve existir um controle onde todos possam interagir. Alguns TMSs disponibilizam portais de acompanhamento de ocorrências nos quais os envolvidos no problema podem interagir para a resolução mais rápida.
Há também aplicativos de celular integrados ao TMS que permitem que o motorista cadastre as ocorrências em tempo real, e elas aprecem no sistema de gestão na mesma hora.
Armazenamento de comprovantes de entrega
Muitas vezes é necessário consultar os canhotos de entrega para saber quem recebeu a mercadoria, em qual data ou até mesmo se houve alguma observação escrita nele.
Agora, imagine se esse canhoto estiver armazenado em um arquivo morto em outra unidade da empresa ou até mesmo no transportador. O tempo para se obter a informação é muito longo.
Ter as imagens desses comprovantes de entrega armazenados em um sistema é extremamente útil, pois é muito mais fácil encontra-los e o tempo para resolver qualquer questão fica bem reduzido.
Mais uma vez, um aplicativo de celular pode facilitar essa tarefa. No momento da entrega, o motorista pode anexar a imagem do comprovante junto a ocorrência e a informação vai diretamente para o TMS ou sistema de gestão logístico.
Orçamento de frete
O orçamento de frete é uma prática para identificar o melhor preço e prazo de entrega. Porém, se a sua empresa realiza muitas entregas, esta rotina pode demandar muito tempo quando feita manualmente. Para facilitar essa tarefa, os melhores TMSs incorporam rotinas automáticas que integram em tempo real com os ERP.
E então, o que achou dessa matéria? Já automatizou os processos da sua logística? Deixe seu comentário!
