As empresas estão percebendo cada vez mais a importância de conferir (ou auditar) os valores de fretes cobrados, mas muitas ainda fazem essa gestão através de planilhas eletrônicas. Será que as planilhas são realmente confiáveis e seguras para armazenar informações tão importantes? Nesta matéria, mostraremos outras formas mais eficientes e seguras para conferir os fretes e otimizar seus processos na logística.
Por que as planilhas não resolvem completamente o problema?
Embora muitas empresas ainda as utilize, as planilhas para conferência de frete estão tornando-se obsoletas por alguns motivos:
- Primeiramente, as planilhas eletrônicas não são muito confiáveis, já que estão sujeitas a problemas que podem fazer com que você perca todas as suas valiosas informações.
- Elas também não são muito práticas. Conferir os fretes por planilhas é um processo muito manual, demorado e suscetível a erros.
- Somos seres humanos e seres humanos erram, simples assim. Mas alguns erros, que poderiam ser evitados, podem trazer bastante dor de cabeça. Muitas vezes coisas simples como um erro de digitação, ou uma informação que passou despercebida, podem afetar diversas partes da operação.
- Os controles paralelos em planilhas no Excel acabam dificultando a coleta de dados, que ficam “espalhados”, sem nenhuma centralização. Ou seja, os setores interessados, como o financeiro e o fiscal, por exemplo, não têm acesso às informações quando precisam delas.
- Outra desvantagem das planilhas é o retrabalho. Quando se confere os fretes através de planilhas, é preciso conferir todas as notas fiscais, inclusive as que não tem divergência de valores e não precisariam ser tratadas, já que estão corretas.
Seria ótimo evitar todo esse retrabalho e perda de tempo e tratar somente as notas que tem alguma divergência, não é mesmo? Isso já é possível! Explicaremos como.
O que o mercado traz de novidade?
Os conhecidos TMSs (Transportation Management System ou Sistemas de Gerenciamento de Transporte) são a maneira mais eficaz de fazer a conferência dos fretes e estão em constante evolução. Na auditoria dos fretes, eles funcionam da seguinte forma: o TMS faz a conferência automática dos fretes, ou seja, o próprio sistema calcula os valores que devem ser cobrados, de acordo com a tabela combinada com o transportador. Quando o transportador envia a cobrança por EDI (Troca Eletrônica de Dados), o sistema compara os valores combinados com o que realmente foi cobrado pelo transportador. Se os valores estiverem iguais, são aprovados automaticamente e enviados para o financeiro. Caso haja divergência nos valores, ele te mostra exatamente o que foi cobrado a mais ou a menos, para que as devidas providencias possam ser tomadas. Ou seja, você não precisará verificar todas as notas, apenas as exceções!
Muitas empresas já utilizam esse tipo de sistema, mas a novidade é que os TMSs mais modernos e eficientes são armazenados em nuvem (ou in cloud). “Mas o que realmente significa ter um sistema em nuvem?”. Como explicamos em outras matérias, antigamente, para fazer a gestão da logística era necessário instalar o sistema em seu computador, dispor de servidores, backup, técnicos, etc, e só era possível acessá-lo no computador onde foi instalado (se o computador quebrar ou for roubado, esqueça…).
Hoje, os sistemas mais atuais e eficientes não precisam ser instalados em seu computador. Esses sistemas funcionam mais como portais na internet, que podem ser acessados de qualquer lugar e as informações são armazenadas em datacenters extremamente seguros, ou seja, não é preciso se preocupar com backups e outros gastos técnicos.
Outro diferencial dos portais em nuvem é que neles as informações ficam centralizadas em um único sistema, com uma única base de dados. Dessa forma, os outros envolvidos na operação (como financeiro, fiscal, comercial, etc.) poderão ter acesso às informações sempre que precisarem.
Além de conferir os fretes, um portal TMS completo e atualizado possibilita acompanhar suas entregas, fazer orçamentos e gerar gráficos e relatórios para medir sua performance e de seus parceiros e identificar melhorias, além de integrar as informações com os setores interessados pela logística. Ou seja, não é necessário pagar por vários sistemas que controlam partes diferentes da logística. Investindo em apenas uma solução, é possível fazer a gestão de todos os processos da sua operação.
O que eu ganho automatizando a conferência dos fretes?
Aposentando as planilhas e adotando um portal para gestão de fretes você poderá perceber muitas melhorias na sua operação. Citaremos algumas.
A primeira e mais evidente é a redução de custos, que pode ser percebida em diversos aspectos. O mais óbvio é justamente no valor pago pelos fretes, já que as cobranças indevidas são identificadas. Mas a economia vai além disso. Com um sistema que faz a conferência automática dos fretes, você e sua equipe podem se dedicar a tarefas realmente relevantes para o desenvolvimento da empresa, ao invés de gastar tempo com tarefas manuais que podem ser feitas por um software. A conta é simples: quanto vale a sua hora e quanto tempo você gasta fazendo esses trabalhos manuais?
Outra grande vantagem é a eliminação de erros que podem acontecer quando a conferência é feita por planilhas. O sistema faz uma conferência exata, evitando possíveis dores de cabeça.
E aí, está disposto a aposentar as planilhas e se diferenciar de seus concorrentes?
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