Alguns gestores ainda fazem a gestão de toda a transportadora em planilhas eletrônicas: os cálculo de frete, o controle de entregas, faturamento, controle de pagamentos e todo o armazenamento de dados importantes em planilhas do Excel.
Será que essas planilhas são realmente seguras e confiáveis para armazenar informações tão importantes? E será que essa é realmente a forma mais rápida e eficiente de manter a transportadora em ordem?
Nesta matéria, mostraremos outras formas mais seguras e eficientes de gerenciar toda a sua transportadora, já que ter uma empresa em ordem é o primeiro passo para ter mais lucro.
Por que aposentar as planilhas?
Embora algumas empresas ainda utilizem planilhas para gerenciar informações importantes, como cálculo de frete, a tendência do transporte e logística é automatizar processos manuais e repetitivos e eliminar digitação desnecessária. As planilhas estão se tornando obsoletas por alguns motivos:
- As planilhas eletrônicas não são muito confiáveis, já que estão sujeitas a problemas que podem fazer com que você perca todas as valiosas informações da sua transportadora;
- Armazenar informações nelas não é muito prático, já que será preciso digitar e redigitar informações a todo momento, um trabalho muito manual e que toma muito tempo;
- Os controles paralelos em planilhas no Excel acabam dificultando a coleta de dados, que ficam “espalhados”, sem nenhuma centralização. Quando se usa planilhas, não é possível integrar automaticamente informações com a contabilidade ou com a seguradora, por exemplo, o que torna os processos mais difíceis e mais lentos;
- Fazer os cálculos de frete em planilhas também não é nada prático. Gasta-se muito tempo que poderia ser gasto em tarefas mais produtivas. Já parou pra pensar quanto vale a sua hora?
- Apenas 1 pessoa por vez pode mexer nas planilhas, ou seja, alguém que queira fazer uma tarefa que precise da planilha terá que ficar esperando a outra pessoa terminar o trabalho para começar o dele.
- Além disso, as informações, ficam visíveis para todos que tiverem o arquivo. Mesmo com senha, hoje em dia não é muito difícil encontrar formas de quebrar senhas do Excel. Não seria muito legal se todos da empresa tivessem acesso a folha de pagamento, por exemplo.
Seria ótimo evitar todo esse retrabalho e ter a segurança de não perder as informações mais importantes da sua transportadora, não é? Isso já é possível. Os sistemas TMS (Transportation Management System ou Sistemas de Gerenciamento de Transporte) já fazem parte do dia-a-dia da grande maioria das transportadoras.
Como não ficar atrás da concorrência?
Os conhecidos TMS são a maneira mais eficaz de gerenciar a sua transportadora. Como explicamos em outra matéria, o objetivo desses sistemas é automatizar rotinas manuais, evitar retrabalho e tornar a operação mais precisa e eficiente.
A maioria dos TMS utilizam o EDI (troca eletrônica de dados) que facilita muito a comunicação entre os parceiros com a troca de documentos como CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), ocorrências, faturas e pré-faturas de forma rápida, transparente e sem os erros no cálculo de frete causados pelo preenchimento manual de informações. Entenda melhor o que são e como funciona os TMS para transportadores.
A novidade é que os sistemas mais eficientes não precisam nem ser instalados no computador, pois as informações ficam armazenadas em nuvem, a maneira mais segura e moderna de se armazenar informações. Utilizar um sistema em nuvem significa que suas informações estarão armazenadas em um conjunto amplo e potente de servidores, que dispensa gastos com manutenção de servidores físicos, e você poderá acessar suas informações quando quiser utilizando a internet. Esse, com certeza, é o futuro (e o presente) do transporte e logística.
E aí? Disposto a aposentar as planilhas e não ficar para trás?
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