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Você é proprietário ou gestor de uma transportadora e está em busca de uma maneira eficaz de controlar os pagamento de agregados?
Essa é uma dificuldade comum entre os transportadores, principalmente quando se trata de controlar o financeiro.
Muitos gestores ainda recorrem às tradicionais planilhas de Excel como solução para controlar esses pagamentos por acharem que é simples, prático e de baixo custo.
No entanto, essa abordagem pode esconder diversos riscos que impactam negativamente a operação da empresa.
Continue lendo para entender esses riscos e como eles afetam sua transportadora.
Para começar: Como é a relação da empresa com os agregados
Os agregados são motoristas ou empresas contratadas, que prestam serviços com veículos próprios quase que exclusivos para uma transportadora maior. Ou seja, os custos de manutenção e de combustível são dele.
No contexto das transportadoras, os motoristas agregados são contratados para realizar viagens ou serviços específicos, sendo remunerados com base na jornada de trabalho, quilometragem percorrida ou valor previamente combinado.
É essencial que você mantenha um controle rigoroso dos valores devidos, garantindo pagamentos justos e pontuais.
Para facilitar esse controle, muitas empresas recorrem ao uso de planilhas, por serem de fácil acesso e, aparentemente, eficientes. No entanto, é importante avaliar se esse método atende às necessidades da empresa e se está em conformidade com as regulamentações vigentes.
Pagamento Eletrônico de Frete (PEF)
Desde 2011, é obrigatório que o pagamento dos valores de frete ao motorista autônomo seja feito eletronicamente, depositando em uma conta corrente exclusiva. Essa conta é disponibilizada pelas administradoras de Pagamento Eletrônico de Frete.
A transportadora recebe um cartão que disponibiliza para o motorista, para que ele saque os valores em uma instituição financeira. Ao realizar o pagamento eletrônico de frete, a própria administradora, homologada pela ANTT, já gera o CIOT.
O que é o CIOT?
O CIOT (Código Identificador da Operação de Transportes), é uma numeração gerada por meio do cadastramento da operação de transporte no sistema eletrônico da ANTT. Ele serve para regulamentar o pagamento dos valores de frete.
Quais são os riscos de controlar o pagamento de agregados por planilhas
Primeiro Risco: Erros e prejuízo
As primeiras coisas que atraem as transportadoras para o uso de planilhas é a facilidade e o baixo custo.
Você tem controle sobre a estrutura, consegue incluir colunas com os valores, datas, e pode até mesmo calcular o total de pagamento rapidamente, certo? Até parece uma maravilha, mas é aí que o problema começa.
Imagine que você tem uma planilha onde coloca todos os valores devidos aos motoristas. De repente alguém, ou até mesmo você, comete um erro de digitação e coloca o valor de R$ 3.000,00 em vez de R$ 2.000,00.
Esse erro pode passar despercebido, e o pagamento incorreto será feito.
Seja por descuido, falta de conhecimento ou falta de atenção, os erros podem acontecer com qualquer pessoa. E o pior é que, muitas vezes, esses erros não são detectados rapidamente, o que acaba gerando uma série de problemas.
Você pode estar pensando: “Ah, mas eu uso fórmula lá na planilha… sempre deu certo.” Mas imagine que você usa uma fórmula de soma para calcular o total de pagamentos a serem feitos no mês. Se uma célula for alterada por acidente, o resultado final pode ser totalmente errado, fazendo com que você pague a mais ou a menos para um motorista.
Segundo risco: Retrabalho e falta de integração com outros sistemas
Outro grande risco de controlar os pagamentos por planilha é a falta de integração com outros sistemas da empresa.
Por exemplo, a planilha não vai se comunicar automaticamente com o sistema para acompanhar a localização do motorista em tempo real, o que significa que você vai ter que conferir manualmente as distâncias percorridas e os horários de trabalho dos motoristas para garantir que o pagamento seja justo. Isso gera um trabalho extra e aumenta a chance de erro.
Se você esquecer de atualizar a quilometragem de algum motorista ou cometer algum erro, o pagamento será prejudicado. Isso pode gerar desconfiança dos motoristas e, consequentemente, afetar a relação de trabalho.
Além disso, caso algum motorista tenha dúvidas sobre o pagamento, é preciso verificar manualmente a planilha para entender o que aconteceu, e isso pode ser demorado e confuso.
Se você tem 10 motoristas e cada um recebe de um jeito diferente, como por quilometragem, viagem ou horas de trabalho, vai ser um caos total tentar controlar tudo.
Com um sistema de gerenciamento de transportadora, você tem a visibilidade necessária para realizar os pagamentos com segurança e tudo em um só lugar.
Terceiro risco: Falta de auditoria e transparência
Um outro risco crítico ao usar planilhas é a falta de auditoria e transparência no processo. As planilhas, por serem manuais, podem dificultar a verificação e rastreamento dos pagamentos realizados. Isso pode ser um problema caso seja necessário comprovar a conformidade com as regulamentações ou resolver disputas com motoristas.
Além disso, com o crescimento da empresa e a maior complexidade dos pagamentos, torna-se ainda mais difícil garantir que todos os cálculos estão corretos e em conformidade com o que foi combinado.
A falta de estrutura para uma auditoria pode levar a erros não detectáveis que afetam a precisão dos pagamentos e geram problemas legais para a transportadora.
A solução para controlar o pagamento de agregados: sistemas integrados
Como já falei, o uso de planilhas para controlar o pagamento de agregados pode até funcionar em pequenos volumes, mas à medida que a empresa cresce, os riscos aumentam.
A melhor solução é investir em sistemas integrados, que automatizam a maior parte do processo e garantem maior precisão e segurança nas informações.
Um sistema de gerenciamento de transportadora simplifica o seu controle financeiro e gera relatórios detalhados para facilitar a auditoria.
Isso elimina a possibilidade de erros de digitação, porque ele se baseia em toda a movimentação feita dentro do sistema, seja a emissão de documentos fiscais, cotação, cálculo de frete, coleta, roteirização, averbação de carga, CIOT, pagamento de agregados, contas a pagar ou contas a receber.
Com um sistema integrado, como o Active Trans, você tem integração direta com o seu banco controlando o contas a receber e a pagar facilmente, sem necessidade de inserir dados manualmente em uma planilha.
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