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Gerenciar uma transportadora envolve uma série de desafios: desde o controle financeiro e a gestão comercial, até a emissão correta de documentos fiscais e o acompanhamento das transações financeiras.
No meio de tudo isso, você ainda precisa buscar soluções para otimizar sua operação e, ao mesmo tempo, melhorar a experiência do cliente.
É nesse cenário que o TMS pode fazer toda a diferença na sua transportadora. Antes de tomar a decisão de escolher um TMS, é fundamental entender alguns pontos cruciais para saber se ele realmente é a solução certa para o seu negócio.
Leia até o fim entender os detalhes que você precisa considerar ao avaliar a implantação de um sistema na sua empresa.
Para começar: O que é TMS?
TMS é a sigla para Transportation Management System, que em português significa Sistema de Gerenciamento de Transporte.
Mais especificamente, são softwares que automatizam e facilitam a gestão de transportadoras ou empresas que terceirizam o frete.
O principal objetivo desses sistemas é eliminar rotinas manuais, integrar operações, evitar retrabalho e tornar a operação mais precisa, ágil e eficiente.
O que avaliar na hora de contratar um TMS para sua transportadora?
1. O controle financeiro é completo?
Se você já percebeu que precisa de um controle financeiro mais eficaz, sabe como as planilhas e anotações manuais podem complicar a sua rotina.
É fácil se perder entre os custos de combustível, manutenção dos veículos, salários dos motoristas e outros gastos. E, no fim do mês, sempre parece que algo está faltando ou foi registrado errado, não é mesmo?
Isso já diz muito se você precisa de um TMS, porque o controle financeiro é o mais essencial de uma empresa.
Se você faz um frete aqui, faz outro ali, e no fim do mês não sabe exatamente o que tem a pagar ou a receber, isso é um risco muito grande que pode prejudicar a saúde da sua empresa.
Muitas empresas acabam fechando as portas não pela qualidade dos serviços, mas simplesmente porque não tinham um controle financeiro eficiente. Alguns empresários não sabem nem mesmo se a empresa está dando lucro ou prejuízo!
Então, na hora de escolher um TMS, prefira o que oferece controle financeiro completo e integrado. Isso significa que você vai gerenciar facilmente todas as receitas e despesas da sua operação, como custos com combustível, manutenção da frota, salários dos motoristas e outros gastos operacionais, e saber exatamente qual é a sua lucratividade.
Ter acesso à performance financeira do seu negócio facilita o planejamento e a previsibilidade, resultando em um controle muito mais eficiente.
Além disso, a integração com os bancos é uma das funções mais importantes para a gestão financeira de uma transportadora. O TMS deve se conectar diretamente aos sistemas bancários, permitindo fazer e monitorar pagamentos, transferências e recebimentos de forma rápida e segura.
Isso elimina a necessidade de fazer tudo manualmente ou ficar tentando conciliar as movimentações bancárias em planilhas complicadas.
2.Centralização: Você consegue controlar todas as etapas do seu negócio em um único lugar?
Quando se procura um sistema de gestão para a transportadora, uma das maiores dificuldades é encontrar uma solução que integre, de forma eficaz, todas as áreas vitais da empresa.
Em muitos casos, os sistemas disponíveis não conectam comercial, operacional e financeiro, obrigando o transportador a usar várias ferramentas separadas e a perder tempo com processos manuais.
Poucos transportadores sabem disso, mas um sistema realmente eficaz reúne as áreas mais importantes da empresa em uma única plataforma.
O setor comercial e o financeiro, por exemplo, acabam muitas vezes negligenciados devido à correria do dia a dia, e o operacional toma toda a atenção, sendo muitas vezes gerido manualmente. Isso cria uma grande dificuldade para um controle eficiente do negócio.
No comercial, por exemplo, sem uma visão clara e centralizada das cotações, fica difícil negociar de forma estratégica com os clientes. Isso limita as oportunidades de aumentar a margem de lucro e dificulta a capacidade de oferecer soluções mais vantajosas, que são essenciais para manter a competitividade no mercado.
No operacional, a falta de integração também gera complicações. Muitos processos, como a emissão de documentos fiscais (CT-e, MDF-e, CIOT, averbação de cargas e vale-pedágio), continuam sendo feitos manualmente ou em sistemas separados. Isso aumenta significativamente o risco de erros, torna os processos mais lentos e propensos a falhas, o que afeta diretamente a eficiência e a qualidade das operações.
E no financeiro, o cenário é ainda mais complicado. Sem uma visão clara e atualizada do fluxo de caixa, fica difícil controlar as receitas, despesas e a lucratividade da empresa de forma precisa, o que pode levar a decisões financeiras erradas ou baseadas em dados desatualizados.
A falta de uma solução integrada que conecte todas essas áreas resulta em um gerenciamento desorganizado, custos elevados e dificuldades em tomar decisões estratégicas.
Quando as informações não estão centralizadas e acessíveis de forma prática, a gestão do negócio fica muito mais desafiadora e ineficiente.
Encontrar uma plataforma que integre, de forma eficaz, o comercial, o operacional e o financeiro em um único lugar é mais do que uma conveniência, é uma necessidade para otimizar os processos e garantir que sua transportadora seja mais ágil, segura e rentável.
3. Vai simplificar a emissão de documentos (CT-e e MDF-e)?
Manter-se em dia com a legislação fiscal é um dos maiores desafios para quem trabalha com transporte.
As regras fiscais mudam com frequência, e se os documentos forem emitidos de forma errada, sua empresa pode acabar recebendo multas ou até enfrentar problemas jurídicos.
Nos sistemas tradicionais, emitir esses documentos pode ser um processo demorado, que exige que você busque informações em sistemas diferentes e insira dados manualmente. Isso acaba gerando mais trabalho e aumentando as chances de erro.
Um TMS moderno deve ser capaz de fazer a busca automática na SEFAZ de todas as notas fiscais em que sua transportadora é mencionada, facilitando o seu controle e agilizando o processo de emissão de documentos, já que você não vai precisar digitar nada.
Além disso, você centraliza todas as emissões em um só lugar, elimina o risco de erros humanos e melhora a conformidade fiscal, mantendo toda a documentação organizada e acessível a qualquer momento.
Se precisar de algum documento para uma auditoria ou para atender a um cliente, você terá essas informações de forma rápida e imediata.
4. O TMS te dá visibilidade dos resultados da sua transportadora?
Imagine a seguinte situação: você está no meio da operação, correndo para acompanhar as entregas, resolvendo problemas, conversando com os motoristas, e ainda precisa tomar uma decisão urgente que não pode esperar.
Como fazer isso sem parar, abrir planilhas, acessar a conta do banco e fazer cálculos? Fica difícil agir de forma rápida e assertiva quando você está “às cegas”, não é?
Seria possível fazer tudo manualmente? Provavelmente sim! Mas quanto tempo você gastaria para ter essas informações?
Agora, imagine o mesmo cenário, mas dessa vez você pega o celular e, imediatamente, tem acesso a tudo o que precisa: o status do financeiro, as cotações em aberto e o valor de cada uma delas, e um panorama completo da sua operação.
Com isso, você toma decisões rápidas e precisas, sem perder tempo ou arriscar fazendo escolhas erradas.
Visibilidade e controle em tempo real
Essa é a visibilidade que um TMS deve oferecer para que você acompanhe os dados em tempo real.
Esses painéis visuais, chamados de dashboards, oferecem uma visão clara e intuitiva do status das entregas, do desempenho da frota, dos custos operacionais e dos indicadores financeiros.
Com esses dashboards, você identifica rapidamente qualquer problema na operação e toma decisões baseadas em dados precisos.
Hoje, a tecnologia está aí para te ajudar a acompanhar tudo isso conforme você emite documentos, paga motoristas e abastece os caminhões.
Por exemplo, os dashboards do Active Trans te dão uma visão clara e em tempo real do fluxo de caixa, ajudando a prever necessidades, controlar despesas e melhorar a gestão financeira.
Os indicadores integrados ao TMS permitem um monitoramento constante e preciso, diminuindo o risco de problemas financeiros e facilitando a tomada de decisões acertadas.
Com um sistema de gestão para transportadora que tem um painel de controle (dashboard), você visualiza tudo rapidamente e pode focar nos pontos que realmente merecem sua atenção.
Se você está pronto para levar sua transportadora ao próximo nível e evitar os erros que podem comprometer seu sucesso, considere utilizar um TMS como o Active Trans.
O Active Trans é uma solução completa de gestão de transporte que oferece todas as ferramentas necessárias para otimizar suas operações, melhorar a eficiência e ter uma visão clara do desempenho da sua empresa.
Com ele, você terá o suporte necessário para enfrentar os desafios do setor e se destacar como um empreendedor de sucesso.
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