Em vez de ler, que tal assistir?
Provavelmente você já ouviu os termos gestão à vista, gestão visual, painel de gestão a vista… Mas, afinal, o que é isso que todo mundo está falando no mundo corporativo?
Se você é o dono de uma transportadora sabe que tem uma grande responsabilidade nas mãos. Afinal, você é quem conduz a empresa.
Se você observar qualquer meio de transporte, seja um carro, avião ou trem, por exemplo, tem um painel que orienta o condutor ao longo do trajeto.
Esses painéis contém todas as informações importantes para que o condutor se locomova em segurança até o seu destino sem precisar interromper a viagem.
Ou seja, o motorista não precisa parar o carro de hora em hora, abrir o capô para saber se o motor esquentou muito e nem precisa parar para medir o nível de combustível. Ele já tem essas informações de forma visual enquanto dirige.
Seja um veículo ou uma empresa, se o condutor estiver sem visibilidade, conduzindo “às cegas”, é um risco inimaginável.
Pensando na operação logística não é diferente… para gerenciar bem os processos, que são complexos e envolvem um alto custo, é importante acompanhar em tempo real tudo o que está acontecendo na sua empresa. E, para isso, existe a gestão à vista.
Para começar: o que é gestão a vista?
A gestão a vista é um modelo de gerenciamento que facilita a visualização de informações com indicadores importantes da operação, como os indicadores de desempenho. Os dados geralmente são compartilhados com toda a equipe por meio de monitores em pontos estratégicos. Por exemplo, uma televisão no escritório passando os gráficos com números da sua operação.
Essas informações são apresentadas por meio de gráficos, tabelas ou checklists, permitindo uma leitura rápida e fácil. E para indicar o desempenho dos processos ou etapas, geralmente são utilizadas as cores. Por exemplo, se você visualiza a cor verde, rapidamente já associa a “concluído”.
Com a gestão a vista é muito mais fácil perceber o que não está indo bem, permitindo se antecipar a falhas ou paradas. Além disso, melhora a comunicação na empresa, pois todos os colaboradores ficam mais informados sobre o que acontece na operação.
Por que usar gestão a vista no transporte e logística?
Para compreender realmente o que está (ou o que não está) funcionando corretamente, é necessário medir, dimensionar e fazer uma análise das informações mais relevantes da sua operação.
Como você já deve saber, o transporte e a logística estão presentes em tudo. Cada processo logístico está sujeito a riscos. Então, você precisa saber, de onde você estiver, o que está dando certo e errado durante as entregas.
Ou seja, você não precisa estar na operação para saber o que está acontecendo, é só “bater o olho” no painel que vai acompanhar desde a coleta até a entrega para o cliente. Além disso, com a gestão a vista você consegue:
- Tomar decisão com agilidade: Porque as informações atualizadas em tempo real permitem que os gestores identifiquem e resolvam problemas rapidamente.
- Ter o controle das metas: Você e a sua equipe conseguem identificar rapidamente qual a meta do dia ou do mês e comparar com os dados em tempo real. Se, por exemplo, a meta de cotação de frete estiver longe de ser batida, quem sabe não é a hora de pensar em estratégias com o setor comercial?!
- Ter controle financeiro: Com a gestão a vista você consegue ter uma visão clara das finanças, incluindo quantos títulos recebeu, quantos estão em aberto ou pagos, o que tem para pagar no dia ou na semana. Tudo isso sem precisar abrir planilha por planilha ou procurar documentos.
- Engajar os colaboradores: Quando os colaboradores compreendem como suas ações impactam nos resultados, eles tendem a se sentir mais envolvidos e motivados em entregar no prazo, ganhar um elogio e fidelizar o cliente, por exemplo.
- Melhoria contínua: A visibilidade dos indicadores de desempenho facilita a identificação de áreas para aprimoramento e a implementação de mudanças eficazes.
O que você perde por não aplicar gestão a vista na sua transportadora?
Sem uma gestão a vista não é só você quem sai perdendo, toda a empresa é impactada.
Existe uma cultura extremamente perigosa em qualquer negócio que é o “sempre fiz assim”. Ok, a sua transportadora até pode ter dado certo até agora sem essa tecnologia, mas já está correndo alguns riscos.
- Perder tempo analisando planilha por planilha e documento por documento enquanto poderia estar pensando em estratégias;
- Descobrir as ocorrências tarde demais e perder dinheiro com reentregas;
- Perder clientes por não conseguir posicionar sobre as entregas;
- Não bater as metas financeiras, de desempenho ou de vendas por exemplo;
- Ter colaboradores sem comprometimento porque não tem métricas do seu desempenho.
Resumindo, ter uma gestão visual por meio de dashboards é essencial se você quer resultados de verdade. E você até pode ter vários dados, mas são apenas dados. Não adianta ter número de tudo que está acontecendo na sua transportadora se não tiver um objetivo para aquela informação.
Agora se os dados são utilizados estrategicamente e ficam disponíveis para uma fácil leitura e interpretação, então você consegue evitar que os problemas aconteçam e, principalmente, que se tornem recorrentes.
Mas calma que isso já é assunto para o próximo tópico…
O que você ganha aplicando gestão a vista na sua transportadora
Utilizando as ferramentas visuais você consegue acompanhar os seus indicadores e sai à frente dos concorrentes. Isso porque o índice de acertos aumenta muito.
Aplicando o conceito de gestão a vista, você e seus colaboradores podem identificar oportunidades de economia, otimização de rotas, prazos, faturamento e armazenagem, além de outros aspectos importantes da operação.
Além disso você ganha controle total da operação. Por exemplo, você pode ter indicadores para:
- Visualizar facilmente quantas entregas foram realizadas no dia;
- Identificar quais entregas estão atrasadas e notificar o motorista;
- Diminuir perdas de mercadorias evitando que elas retornem desnecessariamente;
- Identificar as entregas com ocorrência a tempo de resolver (como endereços errados, mercadorias erradas ou pedidos não aceitos);
- Identificar a performance média e tempo de jornada dos motoristas para uma futura análise e bonificação.
Como aplicar gestão a vista na sua transportadora?
Existem alguns passos para implementar a gestão a vista de forma eficaz e você pode fazer de forma manual ou automatizada. Vou explicar cada uma delas:
1. Identificar as informações cruciais: Você precisa determinar quais dados e indicadores são mais relevantes para o monitoramento contínuo.
De forma manual:
- Você precisará reunir a equipe e identificar quais são os principais objetivos do negócio;
- Identificar fontes de dados de onde você coletará as informações necessárias. Pode ser por meio de relatórios, registros de produção, planilhas, entre outros.
De forma automatizada: Um sistema automatizado de gestão de transportadora coleta automaticamente todas as informações essenciais e transforma em um painel visual em tempo real. Se acontecer uma ocorrência, por exemplo, já aparece na tela e todos ficam cientes.
2. Escolher ferramentas adequadas: Você precisará de um método ou utilizar tecnologias que suportem a visualização de dados em tempo real.
De forma manual:
Você vai precisar estabelecer um método regular de coleta de dados, como preenchimento diário de planilhas ou registro em quadros de avisos. E torcer para que o responsável não falte ou fique doente, porque se não “desanda” tudo. 😅
De forma automatizada: Dessa forma você não precisa contar com funcionário para manter sua empresa funcionando. O sistema vai atualizando todas as informações, sejam financeiras, coletas, entregas ou ocorrências conforme acontecem. Um exemplo de sistema que já tem um painel de gestão a vista, supercompleto e que já tem os indicadores essenciais para transportadoras é o Active Trans, e para a gestão de entregas, o Active TudoEntregue.
3. Treinar os colaboradores: Garanta que todos os membros da equipe saibam como interpretar as informações apresentadas.
De forma manual: Você precisará criar quadros físicos em locais estratégicos da empresa (ex.: salas de reunião, áreas de produção) e interromper o período de expediente para treinar todos os funcionários.
De forma automatizada: Não basta só ter os dados, é preciso interpretar. Existem sistemas que podem ser utilizados em TVs, computadores e até mesmo no seu celular, como os que citei anteriormente.
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