Em vez de ler, que tal assistir?
Você tem o controle de ocorrências e sabe quantas estão acontecendo agora mesmo na sua transportadora?
Tenho 3 sinais de alerta pra você, transportador, que não controla as ocorrências das entregas.
Pode ser que seu motorista, seja de confiança, e sempre te ligue quando acontece algo nas entregas, Mas você registra isso?
E te pergunto mais… Se o seu cliente te ligar “agora” e perguntar o que aconteceu com a carga dele que não chegou? Você vai conseguir responder prontamente? ou vai precisar ligar para o motorista
Exitem respostas que se você não tiver rapidamente, te coloca em situação de risco. Leia até o final e descubra quais são os 3 principais sinais de alerta sobre ocorrências nas entregas que põe em risco a sua operação e o seu faturamento.
Para começar: O que é uma ocorrência de entregas?
O termo ocorrência de entrega, geralmente é associado a qualquer problema ou imprevisto que ocorra durante o processo de entrega de um produto.
Mas não apenas isso, é toda e qualquer atualização do status da carga. Como por exemplo:
- Entrega realizada;
- Em rota;
- Devolução solicitada pelo destinatário;
- Atrasos na entrega;
- Danos ao produto;
- Entrega em endereço errado;
- Entre outros…
Então, o controle de ocorrências de entrega, consiste na gestão completa de todas as atividades envolvendo desde a coleta até o recebimento dos produtos pelos clientes. E digo mais, tem casos que a entrega vai até o consumo do produto. Já ouviu falar em Lei do Consumidor que pode devolver a mercadoria em até 7 dias?
Negligenciar o controle de ocorrências é contar muito com a sorte e para você ter sucesso nas suas entregas, precisa ter mais do que sorte… precisa ter controle. Agora, você vai descobrir os 3 sinais de alerta máxima. E, se identificar algum na sua transportadora é porque você está errando a mão no controle de ocorrências.
Primeiro sinal: Descobrir as ocorrências tarde demais e perder dinheiro com reentregas
Acompanhar as ocorrências é fundamental, porque se algo acontece e você só descobre quando não dá para resolver, ai, acaba gerando uma reentrega. E isso é um ralo para faturamento do transportador.
Por exemplo, imagine que o seu motorista enfrenta um contratempo, como um pneu furado, e atrasa a entrega em algumas horas. Sem ter conhecimento imediato desse problema, o cliente não é informado sobre o atraso e espera no horário combinado. Quando o motorista finalmente chega ao destino, descobre que o cliente já tinha ido embora, e que é necessário realizar uma reentrega no dia seguinte.
Você percebe como a falta de controle das ocorrências pode gerar um absurdo de custos adicionais como:
- Combustível;
- Horas extras do motorista;
- Possíveis penalidades contratuais;
- Perder clientes;
- Estadia do motorista;
- E principalmente custos intangíveis como credibilidade, confiança do cliente.
Perceba que custos intangíveis são mais difíceis de recuperar, demora tempo pra recuperar a confiança do cliente, por exemplo. É… esse é o preço de não utilizar tecnologia na operação. E ainda vejo alguns transportadores dizendo que sistema é caro. Te pergunto, o que sai mais caro nesse caso?
Segundo sinal: Não conseguir posicionar o cliente sobre a entrega
Se você é transportador há algum tempo, sabe que antes a carga saía de um estado para outro e ninguém sabia nada sobre o status dela. Quando o cliente ligava perguntando, a única resposta era: “Está em rota”. Hoje, não dá para ser mais assim.
Atualmente, é um risco muito grande não posicionar o cliente sobre as entregas e se você não faz isso ainda, cuidado! Esse é um sinal de alerta que não dá para ignorar.
Porque se seu cliente te contratou, ele acredita no seu comprometimento. Mesmo que sua carga seja fracionada e você tenha inúmeros clientes para posicionar, ele espera ser tratado individualmente com um posicionamento adequado e instantâneo.
Então, o controle de ocorrências é fundamental. É uma das etapas mais importantes para ter entregas bem-sucedidas e posicionar cada cliente individualmente depende da tecnologia.
Inclusive, tudo está tão tecnológico que se o motorista lança a ocorrência por meio do aplicativo, como o TudoEntregue, o gestor vai rapidamente enxergar o que está acontecendo no dashboard. E digo mais, o próprio cliente pode acompanhar o passo a passo pelo celular.
Terceiro sinal: Não ter histórico para analisar as ocorrências e evitar gargalos nas entregas
Dados são apenas dados, não adianta ter número de tudo que está acontecendo na sua transportadora se não tiver um objetivo para aquela informação.
Agora, se os dados são utilizados estrategicamente para identificar possíveis problemas, você consegue evitar que os problemas aconteçam e, principalmente, que se tornem recorrentes.
Por exemplo, se o motorista que saiu de São Paulo para Natal vai atrasar por conta de endereço não localizado? Você consegue entrar em contato com o cliente e ajudar o motorista. Todos ganham com isso.
Se outro motorista for entregar para esse cliente, tem grandes chances de acontecer o mesmo. E se torna uma ocorrência recorrente. Mas como saber se um problema é recorrente?
Se ele está impactando as entregas? O tempo que você leva para resolver as ocorrências quando acontece?
Com esse dashboard, por exemplo, é possível filtrar as ocorrências, ver a quantidade, com qual cliente mais acontece, qual região, etc.. E assim voce pode pensar em estratégias para melhorar o nível de serviço das entregas.
O primeiro passo para você conseguir pensar em estratégias, é ter o registro de todas as informações sobre a sua operação centralizadas em algum lugar, como em um sistema TMS, por exemplo.
Há sistemas TMS, como o Active Trans, que armazenam e organizam todas as informações das entregas e geram gráficos automaticamente. Simplificando o dia a dia e sobra mais tempo para você focar na gestão da transportadora.
E ai? Gostou da informação?
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