Uma das tarefas mais trabalhosas para a área de logística é conferir o frete em todos os seus detalhes. São muitas variáveis a considerar, como peso, volumes, valor de mercadoria, local de entrega, seguro, gerenciamento de riscos, tipo de serviço, e muitos outros itens.
Considerando todas essas variáveis, o cálculo do frete é algo complexo. Se o volume de entregas for grande, conferir manualmente é um processo muito trabalhoso e demorado.
Além de falar sobre a importância de conferir os fretes, vamos mostrar nessa matéria qual é a forma mais eficiente de fazer essa auditoria.
Conferir frete manualmente é a pior opção
Vamos fazer uma conta simples para exemplificar. Supondo que tivemos 2 mil entregas em um mês, e utilizarmos 3 minutos para conferir cada um dos fretes, serão gastas 100 horas para auditar todos os fretes.
Se houvesse apenas uma pessoa focada o dia todo somente nesse trabalho, seriam praticamente duas semanas e meia para conferir todos os fretes. Dependendo do caso, é preciso de uma equipe apenas para fazer esse trabalho manual. E, ainda assim, não seria possível ter 100% de certeza da consistência dessa conferência, já que é um processo trabalhoso, repetitivo e suscetível a erros.
Por conta disso, muitas empresas acabam não fazendo a conferência de todos os fretes, o que pode trazer muitos gastos desnecessários no final do mês.
Conferindo os fretes de forma inteligente
Esse trabalho manual pode facilmente ser automatizado através de um sistema TMS (Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transporte), reduzindo o custo com mão de obra e com erros de cálculos cometidos pelo transportador.
Mas como escolher um TMS eficiente que realmente vai melhorar a conferência do frete?
Grande parte dos TMSs tem esta funcionalidade, o detalhe a se considerar é a facilidade de controlar as exceções. Veja alguns pontos a serem considerados na escolha de um bom TMS:
- O ideal é que os fretes que não tenham nenhuma divergência sejam aprovados automaticamente. Dessa forma, o sistema apresenta apenas os casos pontuais e as divergências para serem tratados;
- O sistema deve apresentar o detalhamento da conferência, ou seja, qual ou quais componentes e taxas foram cobrados a mais ou a menos. Assim, fica muito mais fácil argumentar e questionar o transportador sobre a cobrança;
- Analise se existe um processo de aprovação das divergências vinculado ao controle financeiro de pagamento de faturas;
- Funcionalidades como o cálculo de devolução, reentrega e aprovação de conhecimentos complementares devem ser de fácil utilização;
- Um outro ponto importante é a facilidade de se cadastrar uma tabela de frete no TMS. Se for possível delegar esta tarefa para a transportadora é melhor ainda. Existem plataformas nas quais o próprio transportador pode cadastrar a tabela, ficando para o embarcador apenas as tarefas de conferir e aprovar.
Ao escolher um TMS que atende a todos esses requisitos, você terá a segurança de ter contratado uma ferramenta que realmente irá resolver o seu problema, trazendo agilidade na conferência do frete e redução dos custos na logística.
Um bom exemplo de TMS é a plataforma Active OnSupply. Além de fazer a conferência dos fretes automática com excelência, o Frete Brasil proporciona o controle total da área logística, desde a escolha da transportadora e acompanhamento das entregas e ocorrências, até a gestão de indicadores de performance (KPIs) e relatórios claros e precisos.
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