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O ser humano tem uma capacidade incrível de se adaptar a diversas circunstâncias. É o que chamamos de “se acostumar” com a situação. Em alguns casos essa habilidade de adaptação é bastante útil, pois nos ajuda a lidar melhor com as mudanças. Por outro lado, se acostumar com algumas circunstâncias que não são boas pode ser um pouco perigoso e levar ao comodismo, principalmente no ambiente profissional.
Quando temos uma rotina de trabalho é muito comum e natural que tarefas e métodos que claramente são demorados e improdutivos, comecem a nos parecer normais a medida que nos acostumamos a eles. Com o passar do tempo, de tanto realizar uma tarefa sempre da mesma maneira, parece que aquela é a única forma que existe para fazer o trabalho.
Mas veja bem, você estar acostumado com uma forma não significa que ela seja a melhor ou mais eficiente. Se paramos de olhar somente para dentro da empresa e começarmos a olhar para fora, veremos que o mercado evoluiu muito e existem muitas soluções mais modernas e inovadoras do que as que utilizamos no dia a dia.
Por isso, nesse post vamos te ajudar a olhar “fora da caixinha” e te mostrar alguns sinais que podem significar que está mais do que na hora de automatizar e melhorar a forma como você e sua equipe executam algumas tarefas.
1º sinal: Você controla o custo de frete em planilhas
Já falamos diversas vezes aqui no blog sobre a importância de conferir os valores de frete para verificar se o que foi cobrado está realmente de acordo com o combinado. Se a sua logística nem ao menos confere os fretes, esse é um sinal vermelho piscante!
Então você me diz: “Mas eu confiro sim os fretes, na minha planilha de Excel”. É ótimo que você já faça a auditoria dos fretes, mas a planilha não é a ferramenta mais confiável para essa tarefa. Podemos dizer que essa é uma maneira um pouco arcaica de conferir fretes, pois é muito manual, demorada e suscetível a erros.
Um software eficiente de gestão logística consegue buscar automaticamente o arquivo XML do CT-e na base de dados da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) assim que o documento é validado e confere automaticamente o frete cobrado pela transportadora, analisando todas as taxas individualmente. É um trabalho muito mais completo e preciso do que o feito nas planilhas, concorda?
2º sinal: Demora dias para apresentar números para a diretoria
Aí seu superior te pede alguns números para fazer uma análise. Como você faz esse levantamento? Muitos profissionais fazem manualmente e levam dias para gerar relatórios que ainda não existiam. Um TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte) moderno, gera gráficos e relatórios gerenciais automaticamente, com poucos cliques. Assim, é possível fazer um acompanhamento contínuo e detalhado tendo os indicadores da logística sempre em mãos.
3º sinal: Você precisa ficar depois do horário para levantar informações e construir relatórios
Esse sinal tem muito a ver com o anterior. Se você precisa, frequentemente, fazer horas extras para terminar levantamentos e preencher planilhas, há algo de errado. Com certeza essas tarefas precisam ser automatizadas, inclusive para que você tenha mais qualidade de vida e possa passar mais tempo com sua família, por exemplo.
4º sinal: A única maneira de saber sobre as entregas é ligando para a transportadora
Quando o cliente liga para saber sobre a mercadoria, você ou sua equipe conseguem passar a ele, de imediato, como está o andamento da entrega? Ou é necessário ligar para transportadora sempre que precisam de alguma informação?
Hoje em dia, só fica refém do retorno da transportadora quem quiser. Existem sistemas de gestão de entregas onde é possível acompanhar as ocorrências e o status da entrega sem precisar de e-mail ou telefone. A qualquer momento do dia você pode consultar o andamento do transporte com apenas alguns cliques e ainda pode disponibilizar para o cliente o rastreamento da entrega. Assim, ele mesmo consegue fazer a consulta sempre que quiser, sem precisar ligar para você. Com certeza isso diminuirá significativamente a quantidade de ligações que o SAC recebe, e deixará o cliente muito mais satisfeito.
5º sinal: Você não sabe com exatidão quanto a sua empresa gasta com frete
Você só sabe quanto foi gasto com frete no final do mês ou quando a transportadora envia a cobrança? Dessa forma, não é possível fazer um provisionamento do frete para passar para o financeiro, por exemplo.
Quando se tem um sistema TMS essa é uma tarefa muito simples. O software possibilita realizar o orçamento do frete com base no pedido, te ajudando a escolher a melhor transportadora para o serviço analisando o preço e o prazo de entrega que constam na tabela de frete cadastrada no sistema. Com esses orçamentos registrados no software fica muito fácil gerar um relatório de pré-cálculo com a previsão do que será pago, mesmo que o transportador ainda não tenha enviado o CT-e.
6º sinal: Não consegue medir a qualidade do serviço prestado pelos transportadores
Esse é um sinal seríssimo! Se você não sabe como está a performance de entrega dos seus transportadores, consequentemente você não sabe que tipo de serviço o seu cliente está recebendo. Isso é muito sério porque o prestador de serviço está representando a sua empresa. Se o serviço é ruim, o cliente irá associar a insatisfação ao nome da sua empresa, e não ao da transportadora.
Com um sistema TMS moderno e que utiliza armazenamento em nuvem, é possível gerar gráficos e relatórios e acompanhar os indicadores de performances das entregas. Dessa forma, você consegue identificar pontos de melhoria e estar em constante evolução.
Se você se identifica com qualquer um dos sinais citados aqui, fique atento! Isso indica que você e sua equipe poderiam ser muito mais produtivos e estão perdendo muito tempo com tarefas manuais.
#Dica!
Os resultados da sua logística serão extremamente melhores com a implementação de um sistema TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte). Mas, com tantas opções no mercado é importante analisar com cuidado para fazer uma boa escolha e evitar dores de cabeça no futuro. O e-book gratuito que disponibilizamos abaixo irá te ajudar a escolher um sistema de qualidade e que realmente irá otimizar sua operação e trazer redução de custos:
