Em vez de ler, que tal assistir?
Transportador, sabia que você mesmo pode estar atrapalhando o seu próprio faturamento?
A verdade é que todos cometemos erros financeiros em algum momento, mas ninguém erra porque quer.
Conheço muito bem o dia a dia dentro da operação de transporte. Compreendo plenamente o ritmo acelerado, as inúmeras demandas que surgem e sei que não sobra tempo para olhar as contas.
Conversando todos os dias há 27 anos com diversas transportadoras, inclusive sobre finanças, fiquei muito intrigado com um problema que era recorrente em várias empresas e resolvi investigar.
Quis compreender a origem de certos desafios financeiros que surgiam com frequência. Então, decidi reservar um tempo para uma análise mais aprofundada.
Como resultado, identifiquei 4 armadilhas financeiras que merecem sua atenção.
E hoje, estou aqui para revelar quais são as armadilhas que podem estar atrapalhando o faturamento da sua transportadora e impactando na parte mais importante, o seu resultado financeiro.
Primeira Armadilha: Não acompanhar o faturamento diariamente | Contas a pagar e a receber
Se você é um transportador que está iniciando a empresa agora ou já está a anos no mercado, o problema é exatamente o mesmo. Tenho visto dois formatos de administração financeira, veja se você se encaixa em uma delas:
- O empresário que cuida do financeiro pessoalmente em uma planilha;
- O que contrata um auxiliar para alimentar as planilhas/sistemas com todas as contas a pagar e a receber.
Esses controles são muito necessários e dão uma falsa sensação de segurança. Parece que você tem tudo nas mãos, pois todos os documentos foram lançados e conferidos, afinal, os registros são obrigatórios e servem como base para fazer as análises financeiras. Mas ter registros financeiros é muito diferente de ter análises financeiras.
O fato é que você é empresário e não tem tempo de acompanhar o dia a dia do contas a pagar e receber. Afinal, precisa tomar muitas decisões o dia todo, como:
- Questões operacionais;
- Clientes para atender;
- Imprevistos, o que é muito comum na logística.
Porque qual transportadora nunca teve casos de acidentes de trânsito, roubo de carga, avaria de mercadoria, atraso nas entregas… Até fatores climáticos influencia no dia a dia.
Sendo assim, o financeiro vai sendo deixado de lado, porque mesmo que seja importante, não é urgente. Então, você acaba deixando para analisar os números no fim do dia. E como a rotina é sempre corrida, dificilmente você tem tempo para fazer as análises financeiras. Então, fica tudo para última hora e você só descobrir erros financeiros no dia que precisa pagar as contas.
E esse risco não é exclusivo dos empresários iniciantes, tanto você que está começando agora ou quem está há anos no mercado, o risco é o mesmo. Se não acompanhar as contas, pode se perder nos prazos ou até “dar um passo maior que a perna”.
Sempre que você fizer o controle manualmente e não souber o que está acontecendo, principalmente na parte financeira, corre o risco de errar em cálculos ou no registro das informações e perder dinheiro.
E pensa comigo, não é porque você emitiu o boleto que o cliente vai pagar. Geralmente ele realiza uma auditoria e qualquer diferença pode ser empecilho para o pagamento de uma fatura inteira.
Imagine uma fatura de R$30.000,00 ficar travada por causa de um CT-e de R$100,00 que foi emitido com algum erro bobo? Se você precisar desse valor para o pagamento dos agregados, combustível, adiantamentos ou salário… vai dar ruim.
Os valores a receber precisam ser monitorados o tempo todo porque na parte financeira, você não pode dar chance ao azar. E como você nunca tem tempo, precisa ter tudo “mastigado”, ter um resumo bem elaborado para “bater o olho” e ter a visão exata se a empresa está indo no caminho certo ou não.
Você precisa saber tudo sobre as finanças da empresa em apenas 1 ou 2 minutos de onde estiver. Seja a caminho de um cliente ou tomando café na padaria, é preciso otimizar o tempo.
Imagine você não precisar consultar planilhas e muito menos de computadores para saber a situação financeira da sua transportadora? Com um sistema eficiente é só olhar no celular e analisar os números exatos da sua empresa. Assim, você terá a flexibilidade e tempo para acompanhar diariamente o progresso das finanças da empresa.
Acompanhando diariamente as contas a pagar e a receber você consegue:
- Ter controle financeiro: O dashboard permite uma visão clara das finanças, incluindo quantos títulos recebeu, quantos estão em aberto ou pagos, o que tem para pagar no dia ou na semana.
- Evitar pagamento de juros ou multas: É bem mais simples visualizar as obrigações financeiras em uma única tela. Isso é fundamental para evitar atrasos de pagamento e possíveis penalidades, como juros e multas por atrasos, esses pequenos custos vão minando o lucro.
Dashboard de contas a pagar
- Ter planejamento financeiro: Faz toda diferença saber se as despesas serão maiores que os recebimentos. É possível negociar com fornecedores ou bancos minimizando o impacto de ter o caixa negativo.
- Tomar decisões assertivas: O acompanhamento diário das contas fornece informações valiosas para tomada decisão com base em dados reais. Fica simples tomar a decisão de investimentos, financiamentos, negociações com fornecedores e clientes, entre outros.
Dashborad de contas a receber
Ter essas informações na palma da mão no momento que quiser, faz toda diferença na vida do empresário. O acompanhamento diário é muito mais simples e eficaz através do dashboard, porque ele é um resumo perfeito com as informações relevantes para tomada de decisão. É só “bater o olho” e você já sabe tudo que precisa naquele momento.
Segunda armadilha: Não analisar os custos da transportadora
O controle de custos é mais do que uma simples tarefa administrativa, é a linha de frente na batalha pela lucratividade. Então, “cada centavo conta”.
Porque o dinheiro entra apenas pelo comercial e vai sair por todos os lados. Como disse um amigo, a empresa funciona como se fosse um “chuveiro”, entra água por apenas um cano e sai por centenas de buraquinhos, como: motorista, galpão, salário, impostos etc.
É claro que você não consegue estar em todos os departamentos da empresa e nem em todas as situações que acontecem no dia a dia. Mas sem monitorar de perto os custos, desde combustível até despesas administrativas, vai acabar perdendo seu valioso dinheiro.
Pior que gastar dinheiro é gastar errado, em coisas que poderiam ser evitadas. Mas como saber o que poderia ser evitado sem visibilidade?
Por exemplo, o gasto com combustível é, sem dúvidas, um dos principais custos dentro das empresas de transporte e logística.
Controlando manualmente, você até consegue levantar algumas especulações sobre os gastos, mas não tem certeza de nada.
São muitas as contas, é impossível guardar tudo na cabeça e um empresário com experiência tem os principais custos na ponta da língua. Porém, o número em si, sem o contexto, dá a falsa impressão de controle.
Controlando e analisando os custos você vai saber com o que a empresa está gastando dinheiro.
A análise se torna muito mais simples quando as despesas estão agrupadas, porque várias contas soltas numa planilha podem mais confundir do que ajudar.
Esse controle deve garantir que a empresa está pagando o que realmente precisa ser pago e vai influenciar diretamente no lucro da empresa.
Vou fazer uma pergunta provocativa que vai fazer você refletir sobre o seu negócio.
Quanto representa percentualmente os gastos com as viagens em relação aos custos total da empresa? Independentemente se os gastos são de agregados ou veículos próprios.
Ai você pode estar se perguntando: para que saber isso?… Vou exemplificar:
Se o custo com viagens é de R$ 100.000,00 e o seu custo total da empresa é de R$ 200.000,00? Significa que a empresa gasta 50% somente com as viagens. Ou seja, metade dos seus gastos são com viagens
Qual o impacto, caso aconteça algum evento e os seus custos com as viagens aumentem 10%? Suas despesas vão aumentar em R$10.000,00 e os custos vão para R$210.000,00, correto?!
Para a empresa se manter equilibrada é preciso reduzir R$ 10.000,00 de outras despesas, caso contrário esses R$ 10.000,00 vão sair do lucro da empresa. Como saber em qual área da empresa o você pode reduzir 10% das despesas? Fica mais fácil olhando os percentuais.
Um outro ponto importante é o controle de gastos com agregados, como motoristas terceirizados ou serviços de transporte contratados que deve ser feito separadamente.
Analisando os gastos individualmente quem sabe não percebe é mais lucrativo ter uma frota própria?!
Com os lançamentos corretos é possível saber quanto a empresa está gastando de combustível, manutenção, agregados, aluguel, folha de pagamento etc.
Histórico de pagamentos por grupo e conta
Terceira armadilha: Depender de um único cliente para ter faturamento
Cada transportadora nasce com um propósito e se o da sua é prestar serviços exclusivos a uma empresa, tenha cuidado.
Meu pai sempre dizia, não coloque todos os ovos em uma única cesta… ou seja, pegar um único cliente e apostar todas as fichas nele é um risco muito grande.
Todos os dias você está correndo risco de perder esse cliente para uma concorrência. Como o mercado está cada vez mais competitivo, isso é uma ameaça externa que pode fazer seu faturamento sumir.
Imagine que a sua transportadora tem um único cliente, de repente, a diretoria dessa empresa muda e decide dispensar seus serviços? Do dia para a noite você perde toda a receita… o que fazer com os agregados?
Se você tem uma carteira mais diversificada, consegue ter um fluxo de caixa e quem sabe expandir a transportadora.
Se você não sabe por onde começar a divulgar a sua transportadora, te ajudo.
Para começar, tenha uma apresentação comercial profissional. Isso é um grande diferencial para alavancar sua transportadora, melhorar as vendas e aumentar o faturamento.
Divulgar transportadora de graça, é possível?
Sim! Você pode divulgar seus serviços gratuitamente em portais onde embarcadores de fazem cotação de frete.
Por exemplo, o Active OnSupply é um TMS embarcador que funciona como um portal online, onde as empresas fazem a gestão de frete, acompanhamento de entregas e cotação de BID e frete, para escolher novos parceiros de transporte.
Você deixa um cartão de visitas disponível em uma tela que se chama “Descobrir Transportador”, dentro do portal Active OnSupply, e será visto por centenas de transportadoras em todo Brasil. Tudo isso gratuitamente!
É bem simples, basta se inscrever nesse link para divulgar sua transportadora. Seja visto pelos principais embarcadores do país e aumente suas possibilidades de novos negócios!
Quarta armadilha: Achar que faturamento é lucro.
Você é um empresário do transporte e um erro comum, mas perigoso, que pode surgir é confundir o faturamento com lucro e deixar a saúde financeira da transportadora em maus bocados.
- Entendendo o faturamento e o lucro:
O faturamento é a receita total que uma empresa gera com suas atividades comerciais, representando o dinheiro que entra no negócio.
O lucro, por outro lado, é o dinheiro que realmente sobra após todas as despesas terem sido pagas.
- O faturamento é apenas uma parte da equação:
É um risco se concentrar exclusivamente no faturamento, celebrando números impressionantes de receita sem considerar os custos associados à execução de seus serviços.
É claro que você pode e deve ficar feliz em ver grandes somas de dinheiro entrando. Mas sem esquecer dos custos com combustível, manutenção, folha de pagamento, impostos e outras despesas que diminuem significativamente o lucro final.
- As armadilhas do equívoco:
Se você considera o faturamento como sinônimo de lucro, corre o risco de superestimar sua situação financeira. Isso pode levar a decisões imprudentes, como expandir muito rapidamente, assumir empréstimos desnecessários ou negligenciar a gestão cuidadosa dos custos.
Além disso, essa mentalidade pode esconder a verdadeira rentabilidade de cada viagem ou contrato, tornando difícil identificar áreas de melhorias ou prejuízo.
Para evitar cair na armadilha de confundir faturamento com lucro, você precisa adotar uma abordagem disciplinada para o controle de custos.
Isso envolve monitorar de perto todas as despesas associadas à operação, desde o combustível e manutenção até os custos administrativos, e garantir que esses custos sejam adequadamente considerados ao avaliar a rentabilidade do negócio.
De forma manual é possível ter um controle e análise precisa? Acredito que sim!
Mas em quanto tempo você vai conseguir extrair essas informações? Utilizando um sistema para com dashboard você consegue visualizar rapidamente e começar a analisar pontos que realmente merecem sua atenção e esforço.
E então, o que achou desse conteúdo?
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