A área de logística tem grande importância no processo das empresas, pois ela é responsável por garantir que o produto comprado pelo cliente seja entregue dentro do prazo acordado e em perfeito estado. Mas não é só isso, é também responsável por prover informações para demais áreas de empresa, entre elas a área fiscal e contábil.
Iremos falar hoje sobre a importância de escriturar o conhecimento de transporte eletrônico e como garantir que os documentos emitidos pela transportadora sejam recebidos e escriturados corretamente.
Quem deve escriturar os conhecimentos eletrônicos?
Toda empresa movimenta documentos fiscais, que devem ser lançados de modo que o fisco possa obter todos os dados necessários à fiscalização.
A partir disso, determina-se que toda empresa, independentemente do enquadramento fiscal, informe toda sua movimentação financeira à Fazenda Pública por intermédio da escrituração fiscal.
A legislação brasileira determina, entre outras obrigatoriedades, que o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) emitido pela transportadora seja escriturado pelo tomador de serviço de transporte, ou seja, o pagador do frete.
Segundo descrito na Cláusula décima segunda do AJUSTE SENIEF 07-2007:
O transportador e o tomador do serviço de transporte deverão manter em arquivo digital os CT-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentados à administração tributária, quando solicitado.
- 1º O tomador do serviço deverá, antes do aproveitamento de eventual crédito do imposto, verificar a validade e autenticidade do CT-e e a existência de Autorização de Uso do CT-e, conforme disposto na cláusula décima oitava.
Como garantir que estou escriturando todos os documentos e de forma correta?
Diariamente, a área fiscal das empresas tem a árdua tarefa de receber os conhecimentos de transporte emitidos pela transportadora, muitas vezes enviados por e-mail, e conferir um a um, o tipo de imposto e alíquota atribuída ao documento pela transportadora. E as dificuldades não param por aí. Após o recebimento, os conhecimentos devem ser digitados manualmente no sistema interno da empresa. Todo esse processo demanda tempo, retrabalho, e ainda há possibilidade de erros por se tratar de uma tarefa manual.
Como se não bastasse tudo isso, ainda há o risco de escriturar documentos que foram emitidos e cancelados pela transportadora, ação que pode afetar o resultado da empresa e ainda é passível de multa.
Qual a solução para tudo isso então? O mercado de tecnologia já conta com soluções muito interessantes. Por exemplo, um TMS (Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transporte) pode ser configurado para buscar diretamente na base de dados da Sefaz (Secretária da Fazenda) os conhecimentos emitidos pela transportadora no momento que são validados e autorizados.
O que se ganha com isso? A garantia de que a empresa irá receber todos os documentos emitidos sob sua responsabilidade, e ainda validá-los em caso de cancelamento.
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